Botwm ôl

Fframwaith Contractwyr Trydanol  

3 munud
Cyngor ar ddiwydiant penodol
Cyngor ar faes polisi penodol

Mae gan Wasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru hanes hir o ymgysylltu â chyflenwyr, yn enwedig mewn perthynas â chwalu rhwystrau tendro sector cyhoeddus ar gyfer busnesau bach a chanolig (BBaCh) o fewn y maes gwasanaeth.   

Roedd y Gwasanaeth ymhlith y cyntaf i gofrestru ar gyfer ‘Siarter Agor Drysau’ Llywodraeth Cymru ar gyfer caffael sy’n gyfeillgar i BBaCh, nôl yn 2009, ac fel rhan o’n hymrwymiad i’r Siarter, buom yn mynychu ddigwyddiadau ‘Cwrdd â’r Prynwr’ rhanbarthol yn rheolaidd. Gwnaethom hefyd adolygu a symleiddio ein holl ddogfennau tendro i ddileu unrhyw rwystrau canfyddedig i BBaChau lle bynnag y bo modd.   

Yn y gorffennol, cafodd ein gofynion profi gwifrau sefydlog, a phrofi offer cludadwy, eu caffael trwy ragor o gystadlaethau ar fframweithiau a oedd eisoes ar gael i ni. Yn aml, roedd hyn yn arwain at gontractwyr cenedlaethol y tu allan i Gymru i ennill yr holl waith, felly nid yn ddelfrydol pan oedd gennym gymaint o gontractwyr trydanol llai wedi'u lleoli yng Nghymru, ac yn wir o fewn yr ardal yr ydym yn ei gwasanaethu.  

Yn hwyr yn 2021, fe wnaethom ddechrau cael trafodaethau gyda’n Pennaeth Ystadau o ran sefydlu ein fframweithiau ein hunain i gwmpasu gwahanol grefftau – megis trydanol; plymio; plastro; toi; lloriau; peintio ac addurno, ac ati. Yn y diwedd, roedd angen tendro tua 18 o fframweithiau.  

Y maes blaenoriaeth ar gyfer y tîm Ystadau i ddechrau oedd contractwyr trydanol, ac yn dilyn trafodaeth gyda chydweithwyr o Heddlu Dyfed Powys cytunwyd eu bod hefyd am gael eu henwi ar y fframwaith. Roedd y cyfle cydweithio hwn yn arbennig o fuddiol gan fod y meysydd a gwmpesir ganddynt yn gyson â rhai o’r siroedd sy’n rhan o’n maes gwasanaeth, felly nid oedd angen lotiau ar wahân.  

Wrth drafod y strategaeth gaffael a phenderfynu ar y ffordd orau o leihau’r rhwystrau y mae BBaChau yn draddodiadol yn eu hwynebu wrth dendro am waith yn y sector cyhoeddus, penderfynwyd rhyngom mai’r opsiwn gorau fyddai rhannu’r fframwaith yn 6 lot rhanbarthol ar gyfer y siroedd sy’n rhan o’r Canolbarth. a Gwasanaeth Tân ac Achub Gorllewin Cymru, er mwyn annog BBaChau lleol i wneud cais am becynnau a fyddai'n ddigon bach iddynt eu rheoli. Er y byddai angen mwy o waith ar y strwythur hwn gan y tîm Ystadau roedd yn amlwg y byddai unrhyw anfanteision yn cael eu gorbwyso o lawer gan y manteision y byddwn yn eu cyflawni. 

Tra’n ddrafftio’r dogfennau tendro,penderfynnom edrych ar ba agweddau eraill y gallem eu cynnwys er mwyn ceisio chwalu’r rhwystrau i BBaCh ymhellach, ac o ganlyniad i’r gwaith hwn penderfynnom y byddem yn cyfyngu nifer y lotiau y gallai cwmniau gynnig amdanynt, gydag uchafswm o ddau i bob contractwr. Y rhesymeg y tu ôl i’r penderfyniad yma oedd y gallai rhai contractwyr fod wedi'u lleoli rhwng dwy sir, ac y byddent yn gallu gwasanaethu'r ddwy heb orfod teithio'n ormodol.   

Roedd nod ychwanegol hefyd o wneud y sefyllfa'n gyfartal gyda'r cwmnïau cenedlaethol mwy a fyddai'n draddodiadol wedi cynnig am yr holl lotiau, gan greu rhwystr i BBaChau lleol. Yn ogystal, er mwyn gwella llif arian ar gyfer unrhyw gontractwyr a ddyfarnwyd yn llwyddiannus i'r fframwaith, penderfynasom y byddem yn caniatáu iddynt gael eu cyflenwadau ar gyfer y contract o'n contract cyflenwadau trydan, gan olygu na fyddai ganddynt symiau mawr o arian. ynghlwm wrth gyflenwadau, felly dim ond codi tâl arnom am lafur a galwadau allan. 

 

Ein gweledigaeth  

Roeddem am ddod o hyd i nifer o gyflenwyr lleol ar gyfer pob lot ranbarthol, nid yn unig er mwyn inni allu rhoi rhywbeth yn ôl i’r cymunedau yr ydym yn eu gwasanaethu, ond hefyd i gael contract cynaliadwy ar waith lle byddai teithio’n cael ei leihau, gan leihau’r ôl troed carbon. sy'n deillio o gyflawni'r contract hwn.  

Y nod oedd cael pum cyflenwr ar gyfer pob lot rhanbarthol. Byddai hyn yn rhoi rhywfaint o wytnwch inni, yn enwedig gan fod y contract hefyd yn agored i Heddlu Dyfed-Powys ei ddefnyddio.  

 

Beth oedd yn unigryw am ein stori? 

Ar y cyd â Busnes Cymru, fe wnaethom drefnu digwyddiad ymgysylltu â chyflenwyr, fel bod cyflenwyr yn teimlo mor barod ag y gallent fod ar gyfer y broses dendro. Cynhaliwyd y digwyddiad fis cyn i'r tendr gael ei gyhoeddi ar GwerthwchiGymru.  

Penderfynnom rhoi mwy o bwyslais ar ansawdd na chost (50% Ansawdd : 40% Cost : 10% Gwerth Cymdeithasol), gan fod ansawdd y gwasanaeth a'r gwerth cymdeithasol y gallai ei gynhyrchu yn bwysig iawn i ni fel sefydliad. Roeddem yn glir yn y dogfennau tendro y byddai contractwyr a ddangosodd eu cyfraniad i’r cymunedau a wasanaethir gennym ni, yn sgorio’n uwch ar werth cymdeithasol na’r rhai nad oedd yn gwneud hynny.  

Mae galluogi’r BBaCh i ddefnyddio ein contract cyflenwadau trydan i gael yr holl ddeunyddiau sy’n ymwneud â’r gwaith y maent yn ei wneud ar ein rhan, yn golygu na fyddai gan y contractwr arian ynghlwm nes iddynt gwblhau’r gwaith. Credwn fod y mesur hwn yn cynorthwyo BBaChau lleol i gychwyn ar yr un lefel â’r cwmnïau cenedlaethol mwy yn y broses dendro.   

 

Beth wnaethom ni a sut aethon ni ati?  

Buom yn gweithio’n agos gyda Busnes Cymru i drefnu dau ddigwyddiad ymgysylltu cyn tendro â chyflenwyr a gynhaliwyd mewn dau leoliad ar wahân ar draws ein hardal ddaearyddol eang. Nod y digwyddiadau oedd annog busnesau bach a chanolig lleol llai i dendro a rhoi'r cyfle iddynt ymgysylltu â Busnes Cymru cyn cyhoeddi'r tendr.  

Gwnaeth ein cyswllt yn Busnes Cymru waith ymchwil helaeth o ran y sylfaen gyflenwi leol ar gyfer contractwyr trydanol ac anfon gwahoddiadau at gyflenwyr perthnasol. Gwahoddwyd ein cyflenwyr presennol, a hysbysebwyd y digwyddiad hefyd ar borth GwerthwchiGymru. 

Digwyddodd y ddau ddigwyddiad tua mis cyn i'r tendr gael ei gyhoeddi ar GwerthwchiGymru. Defnyddiwyd y digwyddiad ymgysylltu i roi trosolwg i gontractwyr o’r prosiect, egluro ein nodau ac i wirio synnwyr a oedd yr hyn y byddem yn gofyn amdano yn realistig ac yn gyraeddadwy.  

Er bod presenoldeb yn y ddau ddigwyddiad yn weddol isel o ran niferoedd, roedd sawl BBaCh lleol yn bresennol – roedd hyn eisoes yn newyddion da i ni. Yn y digwyddiad buom yn canolbwyntio ar y broses dendro, yr amserlen, a throsolwg o sut y byddai'r tendr yn cael ei strwythuro o ran meini prawf dyfarnu, gan gynnwys yr agweddau ansawdd yr oeddem yn edrych amdanynt. Roedd y digwyddiad hefyd yn caniatáu i'r rhai a allai dendro, i rwydweithio. Ac wrth gwrs, roeddem yn gallu cael rhywfaint o adborth gan y sylfaen gyflenwi ynghylch a oedd ein disgwyliadau yn rhesymol ai peidio, yn eu barn nhw. 

Yn ystod y digwyddiad roedd contractwyr hefyd yn gallu ymgysylltu â Busnes Cymru er mwyn canfod pa gymorth y gallent ei gael. Roedd yn wych gweld contractwyr mor frwd wrth drafod y broses dendro sydd ar ddod ac roedd gwybod y byddent yn gallu ceisio cymorth gan Busnes Cymru yn gysur gan ein bod yn gwbl ymwybodol mai ychydig iawn o staff oedd gan rai o’r contractwyr ac y byddent yn ei chael hi’n anodd delio. gyda'r hyn a all fod yn aml yn broses fiwrocrataidd.   

Cawsom adborth ardderchog ar ôl y digwyddiad gyda chontractwyr yn dweud mai hwn oedd y digwyddiad cyntaf o'i fath iddynt fynychu. Roedd rhai o'r busnesau bach a chanolig hefyd yn falch iawn ein bod yn rhoi mwy o bwyslais ar ansawdd yn hytrach na chost gan y byddent yn cael anhawster cystadlu â chwmnïau cenedlaethol o ran costau ond roeddent yn hyderus y byddent yn gwneud yn dda o ran ansawdd. 

Roeddem yn falch iawn o sut aeth y digwyddiadau, gan ein bod yn ymwybodol o'r ffaith nad oeddem eisiau darparwyr gwasanaeth yn unig - roeddem hefyd yn chwilio am bartneriaid i'n cynorthwyo i ddod o hyd i atebion cynaliadwy ar gyfer ein heiddo. Yn y bôn, roeddem eisiau contractwyr a oedd yr un mor ymroddedig ag yr oeddem i leihau unrhyw effeithiau negyddol ar ein cymunedau lleol, ac a fyddai hefyd yn rhoi rhywbeth bach yn ôl i’r cymunedau hynny yr oeddent yn gweithio ynddynt.   

Cyhoeddwyd y tendr ar GwerthwchiGymru fis ar ôl y digwyddiadau er mwyn galluogi darpar dendrwyr i ymgysylltu â Busnes Cymru a chael cymorth cyn i’r tendr gael ei gyhoeddi. Yna roedd gan gontractwyr chwe wythnos i baratoi eu tendrau i'w cyflwyno. 

Cyflwynodd 19 o gontractwyr dendrau, gyda'r mwyafrif yn bidio am yr uchafswm o ddwy lot. Dylid nodi o'r 19 contractwr a gyflwynodd dendrau, roedd 18 yn BBaChau o Gymru, gyda 9 wedi'u lleoli o fewn ein maes gwasanaeth. 

Roedd yn amlwg o'r cychwyn cyntaf bod mwyafrif y tendrwyr wedi cyflwyno bid o ansawdd uchel, a oedd yn cynnwys enghreifftiau gwych o werth cymdeithasol a fyddai'n cael ei gyflawni fel rhan o'r contract. Roedd yn braf nodi hefyd bod nifer o fusnesau bach a chanolig wedi manteisio ar y cynnig o gymorth gan Busnes Cymru, ac roedd hyn yn amlwg o ran ansawdd eu cynigion. 

 

Yn dilyn proses werthuso gadarn dyfarnwyd cyflenwyr ar y fframwaith fel a ganlyn: 

 

Sir Gaerfyrddin – Pum BBaCh (pedwar yn ein maes gwasanaeth a’r llall yng Nghymru) 

Sir Benfro – Pedwar BBaCh (pob un wedi’u lleoli yn ein maes gwasanaeth) 

Ceredigion – Pum BBaCh (pedwar wedi’u lleoli yn ein maes gwasanaeth a’r llall yng Nghymru) 

Powys – Pedwar BBaCh (tri wedi’u lleoli yn ein maes gwasanaeth a’r llall yng Nghymru) 

Castell-nedd Port Talbot – Pedwar BBaCh (un yn ein maes gwasanaeth a thri yng Nghymru) ac un sefydliad cenedlaethol.  

Abertawe – Pedwar BBaCh (dau wedi'u lleoli yn ein maes gwasanaeth a dau yng Nghymru) ac un sefydliad cenedlaethol. 

 

Beth ydyn ni fwyaf balch ohono?  

Rydym yn hynod falch o'r ffaith ein bod wedi gallu strwythuro'r broses dendro mewn ffordd a oedd yn rhoi'r un cyfle i BBaChau lleol dendro â sefydliadau mwy eraill. Mae busnesau bach a chanolig yn aml dan anfantais o ran tendro oherwydd diffyg adnoddau, tra bod gan y cwmnïau cenedlaethol mwy yn aml dimau tendro o fewn eu sefydliadau. Mae gennym gymaint o gwmnïau lleol anhygoel ar garreg ein drws a’r cyfan sydd ei angen arnynt yw cyfle i ddangos yr hyn y gallant ei wneud. 

Amlygodd y broses gaffael hon hefyd fanteision ymgysylltu â chyflenwyr cyn y cam tendro a gwerth gweithio’n agos gyda Busnes Cymru i roi cyfle i fusnesau bach a chanolig gael cymorth gyda’r broses dendro. Mae caffael yn llawer mwy na phrynu nwyddau neu wasanaethau y dyddiau hyn – mae’n ymwneud â gwneud yn siŵr bod effaith prynu nwyddau a gwasanaethau yn cael canlyniad cadarnhaol, o ran lleihau ein hôl troed carbon a sicrhau bod ein gweithgareddau caffael yn rhoi rhywbeth yn ôl i y cymunedau yr ydym yn byw ac yn gweithio ynddynt. Roedd yr ymarfer caffael hwn yn wir yn llwyddiant o ran y ddwy agwedd hynny ac mae’n fformat y byddwn yn parhau i’w ddefnyddio wrth symud ymlaen, yn enwedig o ran sefydlu’r fframweithiau masnach ystadau sy’n weddill. 

 

Beth ydym ni’n gobeithio y bydd cyrff cyhoeddus eraill yng Nghymru yn ei wneud o ganlyniad i’n stori?  

Rydym yn gobeithio y bydd cyrff cyhoeddus eraill yn cael eu hysbrydoli i wneud yr un peth a gwneud yn siŵr bod eu strategaethau caffael yn golygu bod busnesau bach a chanolig o leiaf yn cael chwarae teg o ran tendro. Efallai y bydd yn cymryd ychydig yn hirach o ran cynllunio digwyddiadau ymgysylltu cyn tendro a meddwl am y ffordd orau o baratoi strwythur y tendr, ond mae’n talu ar ei ganfed o ran gwneud yn siŵr eich bod yn cael eich manyleb yn gywir ac yn rhoi’r cyfle i BBaChau ddangos beth gallant wneud i chi a'ch cymunedau lleol. 

 

Sut mae hyn yn ein helpu i gyfrannu at nodau llesiant Cymru ac amcanion ein sefydliad?  

  • Bydd gweithio gyda chontractwyr lleol yn ein galluogi i leihau ein hôl troed carbon yn ogystal ag edrych ar atebion cynaliadwy wrth wneud unrhyw fath o waith trydanol.  
  • Ystyriwyd yr amgylchedd fel rhan o'n penderfyniad yn ymwneud â'r ffordd yr ydym yn strwythuro ein proses dendro gan ein bod yn poeni mwy am ansawdd y gwasanaeth a ddarperir yn hytrach na'r gost, ac yn awyddus i roi chwarae teg i BBaChau lleol o ran eu gallu i dendro.   
  • Fe wnaethom hefyd gynnwys gwerth cymdeithasol o fewn y tendr er mwyn sicrhau bod y cwmnïau hynny a roddodd rhywbeth yn ôl i'r cymunedau yr oeddent yn byw ac yn gweithio ynddynt, yn cyflawni sgorau uwch na'r rhai nad oeddent.  
  • Fe wnaethom ystyried llesiant economaidd, cymdeithasol, amgylcheddol a diwylliannol Cymru wrth benderfynu ar y strategaeth gaffael orau ar gyfer yr angen penodol hwn - gan weithio mewn partneriaeth â Busnes Cymru i sicrhau bod BBaChau lleol yn cael eu cefnogi os oes angen. 

Rhannwch yr Astudiaeth Achos hon:

Dweud eich dweud

Os ydych chi wedi dod ar draws unrhyw erthyglau da, fideos neu gynnwys arall yr hoffech ei rannu gyda chymuned Cyd yna cysylltwch â ni, byddem wrth ein bodd yn rhannu eich cynnwys.

Cysylltwch â ni