Fframwaith Contractwyr Trydanol
Mae gan Wasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru hanes hir o ymgysylltu â chyflenwyr, yn enwedig mewn perthynas â chwalu rhwystrau tendro sector cyhoeddus ar gyfer busnesau bach a chanolig (BBaCh) o fewn y maes gwasanaeth.
Roedd y Gwasanaeth ymhlith y cyntaf i gofrestru ar gyfer ‘Siarter Agor Drysau’ Llywodraeth Cymru ar gyfer caffael sy’n gyfeillgar i BBaCh, nôl yn 2009, ac fel rhan o’n hymrwymiad i’r Siarter, buom yn mynychu ddigwyddiadau ‘Cwrdd â’r Prynwr’ rhanbarthol yn rheolaidd. Gwnaethom hefyd adolygu a symleiddio ein holl ddogfennau tendro i ddileu unrhyw rwystrau canfyddedig i BBaChau lle bynnag y bo modd.
Yn y gorffennol, cafodd ein gofynion profi gwifrau sefydlog, a phrofi offer cludadwy, eu caffael trwy ragor o gystadlaethau ar fframweithiau a oedd eisoes ar gael i ni. Yn aml, roedd hyn yn arwain at gontractwyr cenedlaethol y tu allan i Gymru i ennill yr holl waith, felly nid yn ddelfrydol pan oedd gennym gymaint o gontractwyr trydanol llai wedi'u lleoli yng Nghymru, ac yn wir o fewn yr ardal yr ydym yn ei gwasanaethu.
Yn hwyr yn 2021, fe wnaethom ddechrau cael trafodaethau gyda’n Pennaeth Ystadau o ran sefydlu ein fframweithiau ein hunain i gwmpasu gwahanol grefftau – megis trydanol; plymio; plastro; toi; lloriau; peintio ac addurno, ac ati. Yn y diwedd, roedd angen tendro tua 18 o fframweithiau.
Y maes blaenoriaeth ar gyfer y tîm Ystadau i ddechrau oedd contractwyr trydanol, ac yn dilyn trafodaeth gyda chydweithwyr o Heddlu Dyfed Powys cytunwyd eu bod hefyd am gael eu henwi ar y fframwaith. Roedd y cyfle cydweithio hwn yn arbennig o fuddiol gan fod y meysydd a gwmpesir ganddynt yn gyson â rhai o’r siroedd sy’n rhan o’n maes gwasanaeth, felly nid oedd angen lotiau ar wahân.
Wrth drafod y strategaeth gaffael a phenderfynu ar y ffordd orau o leihau’r rhwystrau y mae BBaChau yn draddodiadol yn eu hwynebu wrth dendro am waith yn y sector cyhoeddus, penderfynwyd rhyngom mai’r opsiwn gorau fyddai rhannu’r fframwaith yn 6 lot rhanbarthol ar gyfer y siroedd sy’n rhan o’r Canolbarth. a Gwasanaeth Tân ac Achub Gorllewin Cymru, er mwyn annog BBaChau lleol i wneud cais am becynnau a fyddai'n ddigon bach iddynt eu rheoli. Er y byddai angen mwy o waith ar y strwythur hwn gan y tîm Ystadau roedd yn amlwg y byddai unrhyw anfanteision yn cael eu gorbwyso o lawer gan y manteision y byddwn yn eu cyflawni.
Tra’n ddrafftio’r dogfennau tendro,penderfynnom edrych ar ba agweddau eraill y gallem eu cynnwys er mwyn ceisio chwalu’r rhwystrau i BBaCh ymhellach, ac o ganlyniad i’r gwaith hwn penderfynnom y byddem yn cyfyngu nifer y lotiau y gallai cwmniau gynnig amdanynt, gydag uchafswm o ddau i bob contractwr. Y rhesymeg y tu ôl i’r penderfyniad yma oedd y gallai rhai contractwyr fod wedi'u lleoli rhwng dwy sir, ac y byddent yn gallu gwasanaethu'r ddwy heb orfod teithio'n ormodol.
Roedd nod ychwanegol hefyd o wneud y sefyllfa'n gyfartal gyda'r cwmnïau cenedlaethol mwy a fyddai'n draddodiadol wedi cynnig am yr holl lotiau, gan greu rhwystr i BBaChau lleol. Yn ogystal, er mwyn gwella llif arian ar gyfer unrhyw gontractwyr a ddyfarnwyd yn llwyddiannus i'r fframwaith, penderfynasom y byddem yn caniatáu iddynt gael eu cyflenwadau ar gyfer y contract o'n contract cyflenwadau trydan, gan olygu na fyddai ganddynt symiau mawr o arian. ynghlwm wrth gyflenwadau, felly dim ond codi tâl arnom am lafur a galwadau allan.
Ein gweledigaeth
Roeddem am ddod o hyd i nifer o gyflenwyr lleol ar gyfer pob lot ranbarthol, nid yn unig er mwyn inni allu rhoi rhywbeth yn ôl i’r cymunedau yr ydym yn eu gwasanaethu, ond hefyd i gael contract cynaliadwy ar waith lle byddai teithio’n cael ei leihau, gan leihau’r ôl troed carbon. sy'n deillio o gyflawni'r contract hwn.
Y nod oedd cael pum cyflenwr ar gyfer pob lot rhanbarthol. Byddai hyn yn rhoi rhywfaint o wytnwch inni, yn enwedig gan fod y contract hefyd yn agored i Heddlu Dyfed-Powys ei ddefnyddio.
Beth oedd yn unigryw am ein stori?
Ar y cyd â Busnes Cymru, fe wnaethom drefnu digwyddiad ymgysylltu â chyflenwyr, fel bod cyflenwyr yn teimlo mor barod ag y gallent fod ar gyfer y broses dendro. Cynhaliwyd y digwyddiad fis cyn i'r tendr gael ei gyhoeddi ar GwerthwchiGymru.
Penderfynnom rhoi mwy o bwyslais ar ansawdd na chost (50% Ansawdd : 40% Cost : 10% Gwerth Cymdeithasol), gan fod ansawdd y gwasanaeth a'r gwerth cymdeithasol y gallai ei gynhyrchu yn bwysig iawn i ni fel sefydliad. Roeddem yn glir yn y dogfennau tendro y byddai contractwyr a ddangosodd eu cyfraniad i’r cymunedau a wasanaethir gennym ni, yn sgorio’n uwch ar werth cymdeithasol na’r rhai nad oedd yn gwneud hynny.
Mae galluogi’r BBaCh i ddefnyddio ein contract cyflenwadau trydan i gael yr holl ddeunyddiau sy’n ymwneud â’r gwaith y maent yn ei wneud ar ein rhan, yn golygu na fyddai gan y contractwr arian ynghlwm nes iddynt gwblhau’r gwaith. Credwn fod y mesur hwn yn cynorthwyo BBaChau lleol i gychwyn ar yr un lefel â’r cwmnïau cenedlaethol mwy yn y broses dendro.
Beth wnaethom ni a sut aethon ni ati?
Buom yn gweithio’n agos gyda Busnes Cymru i drefnu dau ddigwyddiad ymgysylltu cyn tendro â chyflenwyr a gynhaliwyd mewn dau leoliad ar wahân ar draws ein hardal ddaearyddol eang. Nod y digwyddiadau oedd annog busnesau bach a chanolig lleol llai i dendro a rhoi'r cyfle iddynt ymgysylltu â Busnes Cymru cyn cyhoeddi'r tendr.
Gwnaeth ein cyswllt yn Busnes Cymru waith ymchwil helaeth o ran y sylfaen gyflenwi leol ar gyfer contractwyr trydanol ac anfon gwahoddiadau at gyflenwyr perthnasol. Gwahoddwyd ein cyflenwyr presennol, a hysbysebwyd y digwyddiad hefyd ar borth GwerthwchiGymru.
Digwyddodd y ddau ddigwyddiad tua mis cyn i'r tendr gael ei gyhoeddi ar GwerthwchiGymru. Defnyddiwyd y digwyddiad ymgysylltu i roi trosolwg i gontractwyr o’r prosiect, egluro ein nodau ac i wirio synnwyr a oedd yr hyn y byddem yn gofyn amdano yn realistig ac yn gyraeddadwy.
Er bod presenoldeb yn y ddau ddigwyddiad yn weddol isel o ran niferoedd, roedd sawl BBaCh lleol yn bresennol – roedd hyn eisoes yn newyddion da i ni. Yn y digwyddiad buom yn canolbwyntio ar y broses dendro, yr amserlen, a throsolwg o sut y byddai'r tendr yn cael ei strwythuro o ran meini prawf dyfarnu, gan gynnwys yr agweddau ansawdd yr oeddem yn edrych amdanynt. Roedd y digwyddiad hefyd yn caniatáu i'r rhai a allai dendro, i rwydweithio. Ac wrth gwrs, roeddem yn gallu cael rhywfaint o adborth gan y sylfaen gyflenwi ynghylch a oedd ein disgwyliadau yn rhesymol ai peidio, yn eu barn nhw.
Yn ystod y digwyddiad roedd contractwyr hefyd yn gallu ymgysylltu â Busnes Cymru er mwyn canfod pa gymorth y gallent ei gael. Roedd yn wych gweld contractwyr mor frwd wrth drafod y broses dendro sydd ar ddod ac roedd gwybod y byddent yn gallu ceisio cymorth gan Busnes Cymru yn gysur gan ein bod yn gwbl ymwybodol mai ychydig iawn o staff oedd gan rai o’r contractwyr ac y byddent yn ei chael hi’n anodd delio. gyda'r hyn a all fod yn aml yn broses fiwrocrataidd.
Cawsom adborth ardderchog ar ôl y digwyddiad gyda chontractwyr yn dweud mai hwn oedd y digwyddiad cyntaf o'i fath iddynt fynychu. Roedd rhai o'r busnesau bach a chanolig hefyd yn falch iawn ein bod yn rhoi mwy o bwyslais ar ansawdd yn hytrach na chost gan y byddent yn cael anhawster cystadlu â chwmnïau cenedlaethol o ran costau ond roeddent yn hyderus y byddent yn gwneud yn dda o ran ansawdd.
Roeddem yn falch iawn o sut aeth y digwyddiadau, gan ein bod yn ymwybodol o'r ffaith nad oeddem eisiau darparwyr gwasanaeth yn unig - roeddem hefyd yn chwilio am bartneriaid i'n cynorthwyo i ddod o hyd i atebion cynaliadwy ar gyfer ein heiddo. Yn y bôn, roeddem eisiau contractwyr a oedd yr un mor ymroddedig ag yr oeddem i leihau unrhyw effeithiau negyddol ar ein cymunedau lleol, ac a fyddai hefyd yn rhoi rhywbeth bach yn ôl i’r cymunedau hynny yr oeddent yn gweithio ynddynt.
Cyhoeddwyd y tendr ar GwerthwchiGymru fis ar ôl y digwyddiadau er mwyn galluogi darpar dendrwyr i ymgysylltu â Busnes Cymru a chael cymorth cyn i’r tendr gael ei gyhoeddi. Yna roedd gan gontractwyr chwe wythnos i baratoi eu tendrau i'w cyflwyno.
Cyflwynodd 19 o gontractwyr dendrau, gyda'r mwyafrif yn bidio am yr uchafswm o ddwy lot. Dylid nodi o'r 19 contractwr a gyflwynodd dendrau, roedd 18 yn BBaChau o Gymru, gyda 9 wedi'u lleoli o fewn ein maes gwasanaeth.
Roedd yn amlwg o'r cychwyn cyntaf bod mwyafrif y tendrwyr wedi cyflwyno bid o ansawdd uchel, a oedd yn cynnwys enghreifftiau gwych o werth cymdeithasol a fyddai'n cael ei gyflawni fel rhan o'r contract. Roedd yn braf nodi hefyd bod nifer o fusnesau bach a chanolig wedi manteisio ar y cynnig o gymorth gan Busnes Cymru, ac roedd hyn yn amlwg o ran ansawdd eu cynigion.
Yn dilyn proses werthuso gadarn dyfarnwyd cyflenwyr ar y fframwaith fel a ganlyn:
Sir Gaerfyrddin – Pum BBaCh (pedwar yn ein maes gwasanaeth a’r llall yng Nghymru)
Sir Benfro – Pedwar BBaCh (pob un wedi’u lleoli yn ein maes gwasanaeth)
Ceredigion – Pum BBaCh (pedwar wedi’u lleoli yn ein maes gwasanaeth a’r llall yng Nghymru)
Powys – Pedwar BBaCh (tri wedi’u lleoli yn ein maes gwasanaeth a’r llall yng Nghymru)
Castell-nedd Port Talbot – Pedwar BBaCh (un yn ein maes gwasanaeth a thri yng Nghymru) ac un sefydliad cenedlaethol.
Abertawe – Pedwar BBaCh (dau wedi'u lleoli yn ein maes gwasanaeth a dau yng Nghymru) ac un sefydliad cenedlaethol.
Beth ydyn ni fwyaf balch ohono?
Rydym yn hynod falch o'r ffaith ein bod wedi gallu strwythuro'r broses dendro mewn ffordd a oedd yn rhoi'r un cyfle i BBaChau lleol dendro â sefydliadau mwy eraill. Mae busnesau bach a chanolig yn aml dan anfantais o ran tendro oherwydd diffyg adnoddau, tra bod gan y cwmnïau cenedlaethol mwy yn aml dimau tendro o fewn eu sefydliadau. Mae gennym gymaint o gwmnïau lleol anhygoel ar garreg ein drws a’r cyfan sydd ei angen arnynt yw cyfle i ddangos yr hyn y gallant ei wneud.
Amlygodd y broses gaffael hon hefyd fanteision ymgysylltu â chyflenwyr cyn y cam tendro a gwerth gweithio’n agos gyda Busnes Cymru i roi cyfle i fusnesau bach a chanolig gael cymorth gyda’r broses dendro. Mae caffael yn llawer mwy na phrynu nwyddau neu wasanaethau y dyddiau hyn – mae’n ymwneud â gwneud yn siŵr bod effaith prynu nwyddau a gwasanaethau yn cael canlyniad cadarnhaol, o ran lleihau ein hôl troed carbon a sicrhau bod ein gweithgareddau caffael yn rhoi rhywbeth yn ôl i y cymunedau yr ydym yn byw ac yn gweithio ynddynt. Roedd yr ymarfer caffael hwn yn wir yn llwyddiant o ran y ddwy agwedd hynny ac mae’n fformat y byddwn yn parhau i’w ddefnyddio wrth symud ymlaen, yn enwedig o ran sefydlu’r fframweithiau masnach ystadau sy’n weddill.
Beth ydym ni’n gobeithio y bydd cyrff cyhoeddus eraill yng Nghymru yn ei wneud o ganlyniad i’n stori?
Rydym yn gobeithio y bydd cyrff cyhoeddus eraill yn cael eu hysbrydoli i wneud yr un peth a gwneud yn siŵr bod eu strategaethau caffael yn golygu bod busnesau bach a chanolig o leiaf yn cael chwarae teg o ran tendro. Efallai y bydd yn cymryd ychydig yn hirach o ran cynllunio digwyddiadau ymgysylltu cyn tendro a meddwl am y ffordd orau o baratoi strwythur y tendr, ond mae’n talu ar ei ganfed o ran gwneud yn siŵr eich bod yn cael eich manyleb yn gywir ac yn rhoi’r cyfle i BBaChau ddangos beth gallant wneud i chi a'ch cymunedau lleol.
Sut mae hyn yn ein helpu i gyfrannu at nodau llesiant Cymru ac amcanion ein sefydliad?
- Bydd gweithio gyda chontractwyr lleol yn ein galluogi i leihau ein hôl troed carbon yn ogystal ag edrych ar atebion cynaliadwy wrth wneud unrhyw fath o waith trydanol.
- Ystyriwyd yr amgylchedd fel rhan o'n penderfyniad yn ymwneud â'r ffordd yr ydym yn strwythuro ein proses dendro gan ein bod yn poeni mwy am ansawdd y gwasanaeth a ddarperir yn hytrach na'r gost, ac yn awyddus i roi chwarae teg i BBaChau lleol o ran eu gallu i dendro.
- Fe wnaethom hefyd gynnwys gwerth cymdeithasol o fewn y tendr er mwyn sicrhau bod y cwmnïau hynny a roddodd rhywbeth yn ôl i'r cymunedau yr oeddent yn byw ac yn gweithio ynddynt, yn cyflawni sgorau uwch na'r rhai nad oeddent.
- Fe wnaethom ystyried llesiant economaidd, cymdeithasol, amgylcheddol a diwylliannol Cymru wrth benderfynu ar y strategaeth gaffael orau ar gyfer yr angen penodol hwn - gan weithio mewn partneriaeth â Busnes Cymru i sicrhau bod BBaChau lleol yn cael eu cefnogi os oes angen.
Dweud eich dweud
Os ydych chi wedi dod ar draws unrhyw erthyglau da, fideos neu gynnwys arall yr hoffech ei rannu gyda chymuned Cyd yna cysylltwch â ni, byddem wrth ein bodd yn rhannu eich cynnwys.
Cysylltwch â ni