Diffiniwch
Cyflawni prosesau caffael hyblyg ac effeithlon sy'n annog cyfranogiad eang ac sy'n agored ac yn hygyrch i bawb.
Cofiwch addasu gweithgareddau i'ch cyd-destun lleol, a chymryd ymagweddau sy'n gymesur â gwerth, risg, cymhlethdod a phroffil eich gofynion bob amser.
-
1
Deall yn glir anghenion eich defnyddwyr a rhanddeiliaid eraill.
Er mwyn sicrhau bod y nwyddau neu'r gwasanaethau cywir yn cael eu caffael, a bod contract gwella perfformiad a galluogi yn cael ei ddyfarnu i'r cyflenwr(wyr) cywir, mae'n hanfodol siarad â'ch defnyddwyr a rhanddeiliaid eraill i ddeall eu hanghenion. Peidiwch â gwneud rhagdybiaethau.
-
2
Efallai bod gan eich sefydliad yr ateb i'ch gofyniad eisoes.
Gwiriwch a ellir bodloni eich gofynion drwy ailddefnyddio neu ailgylchu nwyddau neu wasanaethau presennol, neu drwy ddefnyddio contract neu gytundeb fframwaith sy’n bodoli eisoes, cyn bwrw ymlaen â chaffael newydd.
-
3
Ymgysylltu â'r farchnad.
Trwy weithio'n agos gyda darpar gyflenwyr, datblygwch eich gofynion i sicrhau bod y farchnad darged yn gallu eu bodloni. Profwch eich gofynion gyda chyflenwyr i sicrhau eu bod yn deall yr hyn sydd ei angen arnoch ac felly gwella'r gystadleuaeth.
-
4
Gall Busnes Cymru eich helpu i ddod o hyd i gyflenwyr posibl.
Y tîm hwnyn Llywodraeth Cymru s’yn cefnogi prynwyr a chyflenwyr y sector cyhoeddus i ddod at ei gilydd. Siaradwch â nhw i ddeall sut y gallant eich helpu i annog mwy o ymgysylltu adeiladol, a mwy o gystadleuaeth ac arloesedd.
-
5
Gall cystadleuaeth ac arloesi arwain at ganlyniadau gwell.
Edrychwch y tu hwnt i gyflenwyr presennol ac ymgysylltwch yn weithredol â chyflenwyr newydd ar gyfer pob caffaeliad. Mae cystadleuaeth yn annog arloesedd ac yn gwella'r tebygolrwydd o gyflawni amcanion effaith lles ac amcanion gwerth cymdeithasol, yn unol â nodau Cenedlaethau'r Dyfodol, datganiad polisi caffael Cymru, a Hysbysiadau Polisi Caffael Cymru.
5 peth ydych chi angen eu gwybod
Dechrau Arni
Dylai eich briff neu fanyleb gynnwys y canlynol o leiaf:
Wrth ddatblygu anghenion eich busnes, dylech ystyried y canlynol:
- Beth yw anghenion eich defnyddiwr, a beth yw gallu'r farchnad gyflenwi?
- Beth yw eich meini prawf llwyddiant (mesuradwy, realistig a pherthnasol), yn seiliedig ar raddfa a chymhlethdod y caffaeliad?
- Pa mor gymhleth yw eich gofyniad?
- Beth yw'r risgiau a'u heffaith o ran y caffaeliad hwn?
- Oes angen i chi gynnal Asesiad Model Cyflenwi?
- Sut i lunio Dangosyddion Perfformiad Allweddol (KPIs) perthnasol a chymesur.
Adnoddau Defnyddiol:
Dylai pob gweithgaredd allanoli gynnwys asesiad o'r farchnad yn gynnar yn y broses. Yna dylai gweithwyr proffesiynol masnachol ailasesu'r farchnad drwy gydol oes y contract, gan y gall nodi gwendidau'n gynnar eich helpu i baratoi ar gyfer yr ailgaffael.
Wrth asesu'r farchnad, dylech feddwl am:
- Pwy yw'r cyflenwyr yn y farchnad a all fodloni eich gofynion?
- A oes monopoli/oligopoli neu oruchafiaeth yn y farchnad?
- A yw cyflenwyr yn lleol neu'n genedlaethol? Os ydych chi'n prynu nwyddau/gwasanaethau y mae angen eu danfon i chi, ystyriwch o ble mae'r nwyddau/contractwyr yn dod, ac a allwch chi leihau eich ôl troed carbon trwy brynu'n lleol.
- A yw'r gofyniad hwn yn addas ar gyfer mentrau bach a chanolig (SMEs)/mentrau gwirfoddol, cymunedol a chymdeithasol (VCSEs) ac os felly, a oes cyflenwyr a all ddarparu eich nwyddau/gwasanaethau?
- Bydd angen darparu rhai gwasanaethau yn y Gymraeg a'r Saesneg, a all cyflenwyr eich gwasanaeth gofynnol allu diwallu'r angen hwn?
- Os ydych chi wedi nodi gwendidau, a allwch chi ailstrwythuro eich gofyniad i gynyddu cystadleuaeth? Er enghraifft, dadansoddi'r gofyniad i'w wneud yn fwy hygyrch i fusnesau bach a chanolig.
- I gael golwg fanwl ar eich marchnad gallwch ymgysylltu â Busnes Cymru, tîm Masnachol a Chyflenwi Llywodraeth Cymru a Gwasanaeth Masnachol y Goron (CCS).
- Os ydych chi wedi nodi problemau sylweddol o ran cystadleuaeth, gallwch gysylltu â'r Awdurdod Cystadleuaeth a Marchnadoedd i gael cyngor.
Adnoddau Defnyddiol:
Weithiau mae gweithwyr proffesiynol caffael a masnachol yn osgoi ymgynghori ac ymgysylltu â’r farchnad rhag ofn effeithio ar gystadleuaeth yn y dyfodol. Fodd bynnag, gall ymgysylltu â'r farchnad fod o fudd mawr i'r prynwyr, cyn belled â'i fod yn cael ei wneud yn unol â Rheoliad 40 o'r PCR 2015 a chyda egwyddorion tegwch, tryloywder a chymesuredd mewn golwg. Gall y broses o ymgysylltu â’r farchnad eich helpu i feithrin gwell dealltwriaeth o ymarferoldeb eich gofyniad, opsiynau amgen, a chapasiti a gallu’r farchnad.
Pan fyddwch chi'n cynnal gwaith ymgysylltu â'r farchnad, dylech ystyried y canlynol:
- Chwiliwch am gyflenwyr y credwch y gallant nid yn unig ddarparu'r gwasanaeth ond ei wella.
- Gwnewch yn siŵr eich bod chi'n ymgysylltu â busnesau bach a chanolig, yn ogystal â chyflenwyr mwy, i sicrhau eich bod chi'n gwneud y mwyaf o'ch cystadleuaeth.
- Rhannwch eich dull o brisio, gan gynnwys sut y byddwch chi'n gweithio chwyddiant i mewn i'ch prisio.
- Ystyriwch werth cymdeithasol fel rhan o'ch ymgysylltu. Siaradwch â'r farchnad am sut y gallant eich cefnogi i gyflawni Nodau Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol.
- Profwch eich strategaeth gaffael gyda'r farchnad, gan gynnwys sut rydych chi am werthuso cynigion - sut olwg fyddai ar ymateb da. Bydd gweld gwerthusiad yn gynnar yn rhoi mwy o amser i gyflenwyr ymateb i dendrau, ac yn cynyddu'r tebygolrwydd o gael ymatebion gwell.
Adnoddau defnyddiol:
WRAP Cymru Sustainable Procurement Early Market Engagement Guidance
CCS’s How to carry out early market engagement successfully – Procurement Essentials
WPPN 01/20 Social value clauses/community benefits through public procurement
Dylai datblygu eich strategaeth cyrchu ddigwydd ochr yn ochr â'ch gwaith i ymgysylltu â'r farchnad. Wrth i chi ymgysylltu â chyflenwyr gallwch addasu eich strategaeth yn seiliedig ar gapasiti'r farchnad, y cyflenwyr a all ddarparu'r gwasanaeth, a'r model prisio sydd fwyaf addas i'r gwasanaeth. Dylai eich strategaeth cyrchu gynnwys popeth a drafodwyd yn "Datblygu'r angen busnes", "Asesu'r farchnad" ac "Ymgynghori ac ymgysylltu â'r farchnad".
CIPS
Cylch Caffael a Chyflenwi CIPS
Mae'r 'Cylch Caffael a Chyflenwi' a ddatblygwyd gan y Sefydliad Siartredig Caffael a Chyflenwi (CIPS) yn cynnwys 13 cam i'ch arwain drwy'r broses gaffael ar gyfer nwyddau a gwasanaethau.
Byddwch eisoes wedi dechrau ar weithgareddau sy’n gyson â’r camau canlynol yn ystod y cam ‘Cynllun’, a byddwch nawr yn adeiladu ar y rhain yn fwy sylweddol:
- Diffinio anghenion busnes a datblygu manyleb;
- Mdadansoddi arket a gwneud neu brynu penderfyniad; a
- Datblygu'r strategaeth a'r cynllun.
Mae'r camau canlynol o'r 'Cylch Caffael a Chyflenwi' CIPS ymwneud agosaf â cham 'Diffinio' y daith gaffael.
- Profi marchnad cyn caffael;
- Datblygu dogfennaeth a manyleb fanwl; a
- Dewis cyflenwyr i gymryd rhan mewn tendr.
Sero Net
Mae cyflawni sero net drwy gaffael cyhoeddus yn golygu ymagwedd strategol drwy gydol y cylch bywyd masnachol
- Adeiladu ar ymchwil a dadansoddi a wnaethoch yn ystod cam 'Cynllun' y daith gaffael. Nodi anghenion defnyddwyr a sut mae'r rhain yn cyd-fynd ag amcanion sero net, ac asesu'r farchnad i ddeall argaeledd a chynaliadwyedd y nwyddau neu'r gwasanaethau sydd eisiau.
- Mae'r cam hwn hefyd yn cynnwys ymgysylltu gweithredol â'r farchnad a rhanddeiliaid eraill - gwaith hanfodol ar gyfer deall eu gallu i gyflawni nodau sero net, ac ar gyfer meithrin perthnasoedd cydweithredol.
- Mae diffinio strategaeth gyrchu yn rhan allweddol o'r cam hwn, a dylid adeiladu ar yr ystyriaethau cynnar o'r cyfnod cynllunio.
Diffiniwch eich strategaeth cyrchu, er mwyn:
- Gwella'r effaith gymdeithasol, diwylliannol, amgylcheddol ac economaidd, ar les;
- Alinio â strategaethau, blaenoriaethau a pholisïau adrannol a sefydliadol, gan gynnwys y rhai sy’n perthyn i Lywodraeth Cymru; a
- Cefnogi Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015, ac egwyddorion Datganiad Polisi Caffael Cymru.
Dylai eich strategaeth gyrchu hefyd ganolbwyntio ar weithio gyda marchnad ymatebol, yn enwedig i annog a chefnogi busnesau yng Nghymru i sicrhau agwedd gyfannol tuag at gynaliadwyedd a thwf economaidd. Mae'r ymagwedd gynhwysfawr hon yn integreiddio amcanion sero net yn ddi-dor i'r broses gaffael.
Adnoddau
Rydym wedi dod ag amrywiaeth o adnoddau ynghyd i’ch cefnogi ar bob cam o’ch taith caffael.
Ewch i'r dolenni isod i weld yr adnoddau sy'n berthnasol i'r cam hwn.