Sut mae diffodd y tân pan fydd y pwll yn rhedeg yn sych?

Mewn cyfarfod diweddar o wirfoddolwyr sy’n helpu i lywio datblygiad canolfan ragoriaeth caffael Cymru, siaradodd Helen Rees, Pennaeth Caffael a Chontractio gyda Gwasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru, am yr hyn a oedd i ddechrau yn daith anobeithiol i recriwtio adnodd ychwanegol hanfodol i'w thîm.

When asked to recap her story for cyd.cymru, Helen kindly agreed. It’s a lesson in stepping back from a situation and rethinking the need.

Roedd angen pâr arall o ddwylo arnom

Ym mis Chwefror 2021 cyflwynais achos busnes i’m Cyfarwyddwr i recriwtio swyddog caffael arall ar gyfer ein tîm bach – roedd y gwaith ar gyfer tîm o dri yn unig yn mynd yn ormod. Fe wnaethant gytuno i’m cais ar sail interim o 12 mis, a hysbysebwyd y rôl.

Rhestrwyd profiad blaenorol o weithio ym maes caffael yn y sector cyhoeddus fel rhywbeth hanfodol yn y proffil rôl, ac roedd angen i'r ymgeisydd hefyd fod wedi llwyddo yn y cymhwyster CIPS, neu fod yn astudio tuag ato. Fe wnaethom nodi'r rhain fel sgiliau hanfodol oherwydd bod yr adran angen rhywun oedd yn barod i fynd yn syth i'r gwaith.

A oes UNRHYW UN allan ‘na?

Yn anffodus, dim ond un cais a dderbyniwyd. Cyfwelwyd â’r unigolyn ond nid oedd yn addas, gan nad oedd ganddo ddealltwriaeth na phrofiad o gaffael yn y sector cyhoeddus, ac nid oedd wedi cyflawni ei gymhwyster proffesiynol.

Ail-hysbysebwyd y rôl yn gynnar ym mis Ebrill 2021. Y tro hwn, cafwyd dau ymateb, ond nid oedd gan yr un ohonynt brofiad caffael yn y sector cyhoeddus, na chymhwyster proffesiynol CIPS. Yn dilyn cyfweliadau, roeddem yn gwybod nad oedd yr un o'r ymgeiswyr yn addas.

Ddiwedd Ebrill 2021, hysbysebwyd y rôl trwy asiantaeth gyflogaeth, ond heb lwc - dim ond un cais a dderbyniwyd, ac nid oedd ganddynt unrhyw brofiad o gwbl yn y maes caffael.

Hysbysebwyd y rôl drwy’r asiantaeth eto ym mis Mai 2021 a derbyniwyd tri chais. Nid oedd gan ddau o'r ymgeiswyr unrhyw brofiad o gwbl yn y maes caffael, ac roedd gan y trydydd brofiad caffael er bod yr unigolyn wedi ymddeol rhyw 15 mlynedd ynghynt.

Oherwydd y diffyg ymgeiswyr addas a dderbyniwyd yn flaenorol, cytunwyd ein bod yn cynnig y rôl i'r unigolyn â phrofiad blaenorol. Yn anffodus, nid aeth pethau fel y cynlluniwyd a gadawodd yr unigolyn y sefydliad cyn cwblhau ei drydydd mis o brawf - roedd wedi ymddeol cyn i Reoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 ddod i mewn, ac wedi tanamcangyfrif y newidiadau a oedd wedi digwydd o fewn caffael cyhoeddus ers hynny.

Ailfeddwl yr ‘Hanfodion’ hanfodol…

Fel y gallwch ddychmygu, ar hyn o bryd roeddwn yn teimlo'n ddiflas ac yn siomedig gyda'r diffyg ymgeiswyr addas, yn enwedig oherwydd y gwaith cynyddol a oedd yn aros i gael ei daclo.

Penderfynais felly y byddai’n rhaid imi adolygu’r fanyleb person a gweld a oedd ffordd arall o fynd at y broses recriwtio.

Ar ôl ystyried y sefyllfa, dechreuais feddwl pa mor bwysig oedd cael person cymwys yn CIPS. A fyddai’n well penodi rhywun nad oedd efallai’n gymwys, ond sydd â’r brwdfrydedd a’r parodrwydd i ddysgu – sy’n golygu y gallem fowldio’r person i fod yr hyn yr oeddem am iddo fod, yn hytrach na chael rhywun a allai fod wedi llwyddo yn eu holl arholiadau ond efallai nad oedd ganddynt unrhyw brofiad ymarferol, neu eu bod wedi'u gosod yn eu ffyrdd ac yn anfodlon newid.

Ym mis Hydref 2021 fe wnaethom hysbysebu eto, gyda newidiadau i fanyleb y rôl. Y tro hwn roedd gennym bum ymgeisydd - nid oedd gan bedwar unrhyw brofiad caffael o gwbl ac roedd gan un ychydig o brofiad gan eu bod eisoes yn gweithio yn fy nhîm. Roeddent fel Swyddog Contractau, ond nid oedd ganddynt gymwysterau MCIPS.

Yn dilyn y broses gyfweld, penderfynais mai'r ymgeisydd a ffafriwyd oedd yr un mewnol gan ei fod eisoes yn gyfarwydd ag adrannau defnyddwyr terfynol y sefydliad; a thrwy arsylwi yn cyflawni eu rôl Swyddog Contractau, eisoes wedi dysgu rhai sgiliau caffael sylfaenol. Nid oedd yr unigolyn hwn wedi gwneud cais o'r blaen gan fod cymhwyster CIPS wedi bod yn rhwystr iddynt.

Dysgu yn y swydd

Dechreuodd ein hymgeisydd llwyddiannus y rôl gaffael interim ym mis Tachwedd 2021, a chychwynnodd ar ei hastudiaethau CIPS drwy’r rhaglen a ariennir gan Lywodraeth Cymru yn fuan wedyn. Yn gynharach eleni cwblhaodd ei hastudiaethau CIPS ac mae bellach yn gwbl gymwys.

Yn fy marn i, cyn belled â bod gan unigolyn ddiddordeb yn y maes pwnc, parodrwydd i ddysgu ac agwedd gall-wneud, yna rydych chi'n gallu eu mentora a'u haddysgu fel eu bod yn cael eu mowldio i mewn i'r math o berson sydd ei angen arnoch chi a’ch tîm.

Gyda chymorth hyfforddiant CIPS a ariennir gan Lywodraeth Cymru, roeddem yn gallu tyfu'r dalent yr oeddem yn gwybod yr oedd ei hangen arnom. Efallai ei bod wedi cymryd ychydig o amser i’w mentora, ond mae’r canlyniad wedi talu ar ei ganfed.