Rheoli

Gweithio gyda chyflenwyr a rheoli'r contract i sicrhau bod canlyniadau cytundebol yn cael eu cyflawni'n llwyddiannus.

Cofiwch addasu gweithgareddau i'ch cyd-destun lleol, a chymryd ymagweddau sy'n gymesur â gwerth, risg, cymhlethdod a phroffil eich gofynion bob amser. 

  1. 1 Pan gaiff ei wneud yn dda, gall rheoli contractau ychwanegu gwerth gwirioneddol.

    Mae manteision rheoli contract yn dda yn cynnwys dim syrpreis neu gostau cynyddol, prosesau mwy effeithlon, rheoli newid yn haws, prosesau cyson a’r gallu i feithrin perthnasoedd cryfach â chyflenwyr. Mae'r tri phrif gam lefel uchel o reoli contract yn cwmpasu: symud (ar y dechrau), gweithredu (dros oes y contract) ac ymadael (tuag at y diwedd).

  2. 2 Mae angen rheolwr contract ar bob contract.

    Dylai'r rheolwr contract fod yn glir ynghylch beth yw ei gyfrifoldebau ar bob contract. Dylai rheolwyr contract achub ar bob cyfle i gasglu adborth, y gellir ei ddarparu mewn sawl ffordd ac nad oes rhaid iddo fod yn ffurfiol. Gwneud y gorau o gyfarfodydd wyneb yn wyneb a chymunedau ar-lein i gael adborth gwell; y gwell mewnwelediadau sydd gennych, y gorau fydd eich contractau a'ch caffaeliadau yn y dyfodol.

  3. 3 Dylech geisio cadw amrywiadau ac estyniadau contract i'r lleiafswm.

    Mae amrywiadau ac estyniadau yn eithriadol a dylid eu cadw mor isel â phosibl. Dim ond lle na fyddai'r newidiadau a wnewch yn newid y contract gwreiddiol yn sylweddol y dylent ddigwydd. Os bydd angen i chi amrywio gofynion eich contract a/neu ymestyn hyd y contract gwreiddiol, efallai y bydd angen i chi ymgymryd ag ymarfer caffael newydd.

  4. 4 Gallwch gasglu'r gwersi a ddysgwyd ar unrhyw gam o'r daith gaffael.

    Mae cofnodi gwersi a ddysgwyd yn gynnar, yn aml, a thrwy gydol y daith gaffael yn cefnogi gwelliant parhaus. Mae gofyn y cwestiynau cywir yn arwain at adborth gwell: “Beth weithiodd yn dda?”, “Beth na weithiodd yn dda?” a “Beth fyddech chi'n ei wneud yn wahanol yn y dyfodol?”.

  5. 5 Dylid cynllunio ar gyfer ymadael a'i reoli'n rhagweithiol o'r cychwyn cyntaf.

    Dylai cymhlethdod contractau unigol ddiffinio cyfnod cymesur pan fydd y cynllun ymadael yn cael ei ddeddfu. Mae cynlluniau ymadael fel arfer yn cynnwys ystyriaethau ar gyfer parhad gwasanaeth, diogelwch data a phreifatrwydd, trosglwyddo gwybodaeth a dogfennau, pobl a chostau. Dylid adolygu'r cynlluniau hyn o bryd i'w gilydd neu pan fydd newid sylweddol yn digwydd.

5 peth ydych chi angen eu gwybod

5 Pethau i'w gwybod dyfrnod cefndir

Dechrau Arni

Prif bethau i’w hystyried

Bydd y cam hwn o’r daith gaffael fel arfer yn cynnwys:

  • Rheoli a monitro contractau a chysylltiadau cyflenwyr;
  • Derbyn a thalu am nwyddau a gwasanaethau;
  • Addasu contractau (os oes angen); a
  • Contractau cau a gadael.

Mae gweithgareddau eraill nad ydynt wedi'u trafod yma ond y dylid eu hystyried, gan gynnwys rheoli a datrys anghydfodau'n adeiladol; meincnodi; rheoli perthynas cyflenwyr; rheoli perthynas fewnol â chleientiaid/rhanddeiliaid; a gwaith parhad busnes.

Cofiwch addasu gweithgareddau i gyd-destun eich sefydliad, a chymryd dulliau bob amser sy'n gymesur â gwerth, risg, cymhlethdod a phroffil eich gofynion.

Gall rheolwyr contractau o fewn sefydliadau'r sector cyhoeddus yng Nghymru ddatblygu eu gwybodaeth am reoli contractau drwy Raglen Gallu Rheoli Contractau Swyddfa'r Cabinet. I gael gwybod mwy am hyfforddiant rheoli contractau, ewch i 'Eich helpu i reoli contractau a chyflenwyr'a 'Rhaglen Gallu Rheoli Contractau Swyddogaeth Fasnachol y Llywodraeth: Hyfforddiant Sylfaen a Thu Hwnt i Sylfaen'.

Dangos popeth Cuddio pob adran
Rheoli a monitro contractau a pherthnasoedd â chyflenwyr Dangos cuddio

Dylai pob prosiect a gontractir yn allanol gael ei oruchwylio gan reolwr contract â chymwysterau priodol. Mae angen i reolwr y contract fod â dealltwriaeth o'r contract y mae'n ei reoli. O leiaf, dylai'r rheolwr contractau wybod y canlynol:

  • Dyddiadau cychwyn a gorffen y contract, ac unrhyw opsiynau i'w ymestyn.
  • Math o gontract (e.e. Contract Gwasanaethau Model Llywodraeth y DU, Contract Ffurf Fer, contract ‘call off’ o fframwaith neu System Brynu Dynamig).
  • Cyflenwadau'r cyflenwr – beth mae'n ofynnol i'r cyflenwr ei gyflawni'n benodol ar gyfer y contract hwn, pryd, ac i ba safon i fod yn dderbyniol.
  • Model codi tâl (amser a deunyddiau (T&C)/ taliadau carreg filltir/ taliadau misol sefydlog ac ati).
  • Rhwymedigaethau'r cyflenwr – beth mae'r cyflenwr wedi'i rwymo'n gytundebol i'w wneud a phryd.
  • Rhwymedigaethau'r prynwr – beth mae'r sefydliad Prynwr wedi'i rwymo i'w wneud a phryd.
  • Os yw'n berthnasol, gwiriwch y Cynlluniau Lleihau Carbon ar ôl 12 mis (yn dilyn y canllawiau a nodir yn WPPN 06/21).
  • Proses datrys a chywiro anghydfodau.
  • Dangosyddion Perfformiad Allweddol (KPIs), Cytundebau Lefel Gwasanaeth (SLAs) a metrigau eraill i'w monitro a'u hadrodd (er enghraifft, dangos tystiolaeth o gyflawni Gwerth Cymdeithasol ac effeithiau lles).

Dylai rheoli contractau fod yn ddull cyfrannol sy'n dibynnu ar y risg a'r gwerth sy'n gysylltiedig â'r contract. Bydd angen rheolaeth agosach ar rai contractau - y rhai sy'n cyflwyno'r risg weithredol a/neu enw da fwyaf ac sydd o werth uchel. Efallai y bydd angen penodi rheolwr perthynas cyflenwyr strategol iddynt hefyd, tra gall gwasanaethau eraill nad ydynt yn hanfodol fod angen dull cyffyrddiad ysgafn. Ar ddechrau pob contract, dylai'r rheolwr contract asesu'r contract a phenderfynu ar lefel y rheolaeth contract i'w chymhwyso. Dylid adolygu'r dull rheoli contractau drwy gydol oes y contract a'i addasu i adlewyrchu unrhyw amgylchiadau sy'n newid, yn ôl yr angen.

 

Dolenni defnyddiol:

Contract Gwasanaethau Model Llywodraeth y DU

Canllawiau Contract Gwasanaethau Model gan Swyddfa'r Cabinet

 

Mae gweithgareddau nodweddiadol yn y cam hwn o'r daith gaffael yn cynnwys:

  • Deall ymarferoldeb sut mae'r gwasanaeth yn cael ei ddarparu.
  • Strwythur llywodraethu sy'n cwmpasu cylch oes y contract, gyda phrosesau goruchwylio a chymeradwyo priodol ar waith.
  • Rheoli contractau a gweinyddu contractau o ddydd i ddydd.
  • Sicrhau bod y cyflenwr yn darparu cynllun ymadael yn unol ag unrhyw gerrig milltir a therfynau amser y cytunwyd arnynt yn gytundebol, gan adolygu a diweddaru'r cynllun ymadael yn rheolaidd. Dylai'r amserlenni ar gyfer hyn fod yn berthnasol i gymhlethdod a hyd y contract.
  • Asesiadau risg parhaus ar y contract, y cyflenwr a'r farchnad berthnasol.
  • Lleihau digwyddiadau anghydfodau a rheoli datrysiadau anghydfodau gan ddefnyddio prosesau a dulliau contractiol ac anghytundebol.
  • Rheoli perfformiad cyflenwyr yn rhagweithiol, yn adeiladol, ac yn gydweithredol trwy broses adolygu, adrodd a chyfarfodydd wedi'i diffinio ymlaen llaw.
  • Mewn achosion o wasanaethau hanfodol i fusnes/gweithrediad, sicrhau bod perthnasoedd strategol ar waith a bod y gadwyn gyflenwi yn cael ei rheoli.
Derbyn a thalu am nwyddau a gwasanaethau Dangos cuddio

Pan fydd eich gwasanaeth wedi'i weithredu a'ch bod wedi sefydlu proses rheoli contractau, dylech ddechrau monitro'r ddarpariaeth yn erbyn rhwymedigaethau'r cyflenwr. Bydd hyn yn wahanol ar gyfer pob contract a gallai fod yn ddarpariaeth cynhyrchion ar amser, darpariaeth gwasanaethau yn erbyn cerrig milltir, darpariaeth gwasanaethau yn erbyn amcanion, ymhlith eraill.

 

Peidiwch ag anghofio bod rheoli contract yn broses ddwyffordd. Er y dylech sicrhau bod y cyflenwr yn cyflawni'r hyn a addawyd yn eu tendr, fel rheolwr contractau, dylech sicrhau bod y cyflenwr yn cael ei dalu unrhyw symiau diamheuol ar amser.

 

Fel prynwr sector cyhoeddus dilynwch Bolisi Talu Prydlon Llywodraeth Cymrutrawiadol a sef polisi cyfrif banc Prosiect, , a cheisiwch dalu eich cyflenwyr o fewn pum niwrnod gwaith i dderbyn anfoneb gywir. Bydd hyn yn helpu busnesau bach a mentrau cymdeithasol sy'n gweithio gyda chi gan ei fod yn darparu llif arian parod amserol. Gellir ymestyn y polisi talu prydlon i gadwyni cyflenwi trwy drefniadau cytundebol gyda'ch prif gyflenwyr.

 

Mae gweithgareddau nodweddiadol yn y cam hwn o'r daith gaffael yn cynnwys:

 

  • Cyfarfodydd rheoli contractau rheolaidd gyda'ch cyflenwr. Dylai cyflymder y cyfarfodydd fod yn gymesur â maint a chymhlethdod y contract.
  • Monitro perfformiad yn erbyn dangosyddion perfformiad allweddol.
  • Sicrhau taliad prydlon i'r cyflenwr, ac o fewn y gadwyn gyflenwi.
  • Gan ddefnyddio 'cofrestr risg a phroblemau' briodol, dylech gofnodi, asesu a rheoli risgiau a phroblemau.
  • Dylech weithio gyda rhanddeiliaid a chyflenwyr i nodi a gweithredu cyfleoedd gwella parhaus.
Addasu contractau Dangos cuddio

Gellir gofyn yn rhesymol am newidiadau i gontractau drwy gydol eu hoes, a gellir rheoli hyn drwy brosesau newid contractau. Mae PCR 2015, a Deddf Caffael newydd 2023, yn ymgorffori rheolau ar newidiadau i gontractau, ac mae gofynion tryloywder gwahanol rhwng y ddwy gyfundrefn (gweler yr adran 'Diwygio Caffael' ar wefan Cyd am ragor o wybodaeth am hyn).

 

Gall pethau i'w cofio am newidiadau i gontractau/fframweithiau cynnwys:

  • Ystyriwch yr amgylchiadau lle gallai fod angen newidiadau i gontractau, a chynnwys y newidiadau posibl hyn yn y contract. Bydd hyn yn caniatau I chi wneud newidiadau y darparwyd ar eu cyfer yn y contract, yn ystod tymor y contract.
  • Ni all newidiadau, waeth beth fo'u gwerth, newid cwmpas a natur wreiddiol y contract yn sylweddol.
  • Ni all newidiadau mawr i gontractau na allech fod wedi'u rhagweld drwy ddiwydrwydd dyladwy fod yn fwy na 50% o werth gwreiddiol y contract.
  • Gellir gwneud newidiadau bach pan nad ydynt yn newid natur y contract/fframwaith ac nad ydynt yn fwy na 10% (nwyddau neu wasanaethau) neu 15% (gwaith) o werth gwreiddiol y contract.
  • Dylai newidiadau gael eu cytuno gan y bobl briodol yn eich sefydliad cyn iddynt gael eu rhoi ar waith, er enghraifft y rheolwr contract a deiliad y gyllideb. Dylid dilyn unrhyw drefniadau llywodraethu pellach hefyd.

 

Mae gweithgareddau nodweddiadol yn y cam hwn o'r daith gaffael yn cynnwys:

  • Sefydlu proses rheoli newidiadau cytundebol sy'n eich galluogi i gynnal llwybr archwilio, ac i oruchwylio bod newidiadau'n cael eu rhoi ar waith ac yn cynrychioli gwerth am arian.
  • Cadwch gofnod o newidiadau a wneir i'r contract trwy Hysbysiadau Newid Contract.
  • Monitro gwerth y contract, gan sicrhau nad yw newidiadau'n fwy na'r terfynau cyfreithiol.
  • Sefydlu cofrestr rheoli newidiadau a'i defnyddio i fonitro a chofnodi pob cam o'r broses newid contract, o'r cychwyn i'r pwynt llofnodi.
Cau a gadael contractau Dangos cuddio

Caiff contractau eu cau a'u terfynu drwy brosesau rheoli ymadael effeithlon. Mae angen rheoli ymadael i sicrhau trosglwyddiad llyfn o'r cyflenwr presennol i'r ddarpariaeth amgen (boed wedi'i allanoli neu'i fewnoli), ac i gasglu gwersi a ddysgwyd o'ch darpariaeth bresennol, a ddefnyddir i wella gwasanaethau yn y dyfodol.

Mae gweithgareddau nodweddiadol yn y cam hwn o'r daith gaffael yn cynnwys:

  • Defnyddio'r Cynllun Ymadael a ddarperir gan y cyflenwr i sicrhau bod yr holl weithgareddau ymadael wedi'u cwblhau a bod y costau ymadael yn cael eu dilyn.
  • Deall cost ailgaffael y gwasanaeth.
  • Bod yn ymwybodol o unrhyw hawliau a darpariaethau sy'n ymestyn y tu hwnt i'r contract, gan gynnwys Eiddo Deallusol, prosesau cadw data, a materion eraill a allai fod yn berthnasol.
Dyfrnod cefndir tân cyflym

CIPS

Cylch Caffael a Chyflenwi CIPS

Mae'r 'Cylch Caffael a Chyflenwi' a ddatblygwyd gan y Sefydliad Siartredig Caffael a Chyflenwi (CIPS) yn cynnwys 13 cam i'ch arwain drwy'r broses gaffael ar gyfer nwyddau a gwasanaethau. 

Byddwch eisoes wedi cwblhau gweithgareddau sy'n gyson â chamau 1 – 9 yn ystod camau 'Cynllunio', 'Diffinio' a 'Chaffael' y daith gaffael. 

Mae'r camau canlynol o'r 'Cylch Caffael a Chyflenwi' CIPS ymwneud agosaf â cham 'Rheoli' y daith gaffael: 

  1. Warws, Logisteg a Derbynneb;
  2. Perfformiad a Gwelliant Contractau;
  3. Rheoli Perthynas Cyflenwyr; a
  4. Rheoli Asedau.
Dyfrnod cefndir tân cyflym

Sero Net

Rydych chi nawr mewn perthynas newydd gyda'ch partner cyflenwi dewisol. Gwneud i bob diwrnod gyfrif tuag at gyflawni’r saith nod llesiant, gan ddefnyddio’r pum ffordd o weithio

Drwy gydol oes rheoli contractau cyhoeddus, mae'n hanfodol monitro a gwerthuso perfformiad a chynnydd tuag at sicrhau Cymru fwy cyfartal, mwy cynaliadwy a mwy llewyrchus, gan gyflawni'r nod. rhwymedigaeth gyfreithiol i wella llesiant cymdeithasol, diwylliannol, amgylcheddol ac economaidd. Mae hyn yn dechrau gyda’r cam cynnull, ac yn parhau drwy’r gweithred hyd at ymadael â’r contract.

          Bydd hyn yn helpu i:

    • Cyrraedd targed Sero Net Llywodraeth Cymru erbyn 2030;
    • Cefnogi adferiad gwyrdd;
    • Ysgogi mwy o werth cymdeithasol trwy gyflawni effeithiau llesiant yn fwy cyson; a
    • Cyfrannu at yr uchelgais a rennir ar gyfer Cymru o Waith Teg.

Mae llwyddiant wrth gyflawni'r nodau hyn, waeth beth fo gwerth y contract, yn cael ei wella trwy gynnal perthnasoedd adeiladol, cydweithredol a rhagweithiol gyda phartneriaid cyflenwi trwy gydol cyfnod y contract.

Dogfennu straeon newid – cyflawniadau cynyddrannol a gwersi a ddysgwyd ar y llwybr tuag at gyflawni nodau’r contract – yn hytrach nag aros tan ddiwedd y contract i greu astudiaeth achos (er mae hyn hefyd yn cael ei argymell).

Dyfrnod cefndir adran Net Sero

Adnoddau

Rydym wedi dod ag amrywiaeth o adnoddau ynghyd i’ch cefnogi ar bob cam o’ch taith caffael.

Ewch i'r dolenni isod i weld yr adnoddau sy'n berthnasol i'r cam hwn.

Astudiaethau Achos Adnoddau E-ddysgu