Rheoli

Gweithio gyda chyflenwyr a rheoli'r contract i sicrhau bod canlyniadau cytundebol yn cael eu cyflawni'n llwyddiannus.

Cofiwch addasu gweithgareddau i'ch cyd-destun lleol, a chymryd ymagweddau sy'n gymesur â gwerth, risg, cymhlethdod a phroffil eich gofynion bob amser. 

  1. 1 Pan gaiff ei wneud yn dda, gall rheoli contractau ychwanegu gwerth gwirioneddol.

    Mae manteision rheoli contract yn dda yn cynnwys dim syrpreis neu gostau cynyddol, prosesau mwy effeithlon, rheoli newid yn haws, prosesau cyson a’r gallu i feithrin perthnasoedd cryfach â chyflenwyr. Mae'r tri phrif gam lefel uchel o reoli contract yn cwmpasu: symud (ar y dechrau), gweithredu (dros oes y contract) ac ymadael (tuag at y diwedd).

  2. 2 Mae angen rheolwr contract ar bob contract.

    Dylai'r rheolwr contract fod yn glir ynghylch beth yw ei gyfrifoldebau ar bob contract. Dylai rheolwyr contract achub ar bob cyfle i gasglu adborth, y gellir ei ddarparu mewn sawl ffordd ac nad oes rhaid iddo fod yn ffurfiol. Gwneud y gorau o gyfarfodydd wyneb yn wyneb a chymunedau ar-lein i gael adborth gwell; y gwell mewnwelediadau sydd gennych, y gorau fydd eich contractau a'ch caffaeliadau yn y dyfodol.

  3. 3 Dylech geisio cadw amrywiadau ac estyniadau contract i'r lleiafswm.

    Mae amrywiadau ac estyniadau yn eithriadol a dylid eu cadw mor isel â phosibl. Dim ond lle na fyddai'r newidiadau a wnewch yn newid y contract gwreiddiol yn sylweddol y dylent ddigwydd. Os bydd angen i chi amrywio gofynion eich contract a/neu ymestyn hyd y contract gwreiddiol, efallai y bydd angen i chi ymgymryd ag ymarfer caffael newydd.

  4. 4 Gallwch gasglu'r gwersi a ddysgwyd ar unrhyw gam o'r daith gaffael.

    Capturing lessons learned early, often and throughout the procurement journey supports continuous improvement. Asking the right questions leads to better feedback: “What worked well?”, “What didn’t work well?” and “What would you do differently in the future?”.

  5. 5 Dylid cynllunio ar gyfer ymadael a'i reoli'n rhagweithiol o'r cychwyn cyntaf.

    Dylai cymhlethdod contractau unigol ddiffinio cyfnod cymesur pan fydd y cynllun ymadael yn cael ei ddeddfu. Mae cynlluniau ymadael fel arfer yn cynnwys ystyriaethau ar gyfer parhad gwasanaeth, diogelwch data a phreifatrwydd, trosglwyddo gwybodaeth a dogfennau, pobl a chostau. Dylid adolygu'r cynlluniau hyn o bryd i'w gilydd neu pan fydd newid sylweddol yn digwydd.

5 peth ydych chi angen eu gwybod

5 Pethau i'w gwybod dyfrnod cefndir

Dechrau Arni

Prif bethau i’w hystyried

Bydd y cam hwn o’r daith gaffael fel arfer yn cynnwys: 

  • Rheoli a monitro contractau a chysylltiadau cyflenwyr; 
  • Derbyn a thalu am nwyddau a gwasanaethau; 
  • Addasu contractau (os oes angen); a 
  • Contractau cau a gadael. 

 

Ar ôl dyfarnu eich contract ar ddiwedd y cam ‘Caffael’, byddwch nawr yn canolbwyntio ar: 

  • Sicrhau gwell effeithiau ar lesiant cymdeithasol, diwylliannol, amgylcheddol ac economaidd; 
  • Gweithio'n adeiladol ac ar y cyd â'ch partneriaid cyflenwi; a 
  • Ail-ymgysylltu'n gynyddol â'r cam 'Cynllun' a'i weithgareddau cysylltiedig. 
Dyfrnod cefndir tân cyflym

CIPS

Cylch Caffael a Chyflenwi CIPS

Mae'r 'Cylch Caffael a Chyflenwi' a ddatblygwyd gan y Sefydliad Siartredig Caffael a Chyflenwi (CIPS) yn cynnwys 13 cam i'ch arwain drwy'r broses gaffael ar gyfer nwyddau a gwasanaethau. 

Byddwch eisoes wedi cwblhau gweithgareddau sy'n gyson â chamau 1 – 9 yn ystod camau 'Cynllunio', 'Diffinio' a 'Chaffael' y daith gaffael. 

Mae'r camau canlynol o'r 'Cylch Caffael a Chyflenwi' CIPS ymwneud agosaf â cham 'Rheoli' y daith gaffael: 

  1. Warws, Logisteg a Derbynneb;
  2. Perfformiad a Gwelliant Contractau;
  3. Rheoli Perthynas Cyflenwyr; a
  4. Rheoli Asedau.
Dyfrnod cefndir tân cyflym

Sero Net

Rydych chi nawr mewn perthynas newydd gyda'ch partner cyflenwi dewisol. Gwneud i bob diwrnod gyfrif tuag at gyflawni’r saith nod llesiant, gan ddefnyddio’r pum ffordd o weithio

Drwy gydol oes rheoli contractau cyhoeddus, mae'n hanfodol monitro a gwerthuso perfformiad a chynnydd tuag at sicrhau Cymru fwy cyfartal, mwy cynaliadwy a mwy llewyrchus, gan gyflawni'r nod. rhwymedigaeth gyfreithiol i wella llesiant cymdeithasol, diwylliannol, amgylcheddol ac economaidd. Mae hyn yn dechrau gyda’r cam cynnull, ac yn parhau drwy’r gweithred hyd at ymadael â’r contract.

          Bydd hyn yn helpu i:

    • Cyrraedd targed Sero Net Llywodraeth Cymru erbyn 2030;
    • Cefnogi adferiad gwyrdd;
    • Ysgogi mwy o werth cymdeithasol trwy gyflawni effeithiau llesiant yn fwy cyson; a
    • Cyfrannu at yr uchelgais a rennir ar gyfer Cymru o Waith Teg.

Mae llwyddiant wrth gyflawni'r nodau hyn, waeth beth fo gwerth y contract, yn cael ei wella trwy gynnal perthnasoedd adeiladol, cydweithredol a rhagweithiol gyda phartneriaid cyflenwi trwy gydol cyfnod y contract.

Dogfennu straeon newid – cyflawniadau cynyddrannol a gwersi a ddysgwyd ar y llwybr tuag at gyflawni nodau’r contract – yn hytrach nag aros tan ddiwedd y contract i greu astudiaeth achos (er mae hyn hefyd yn cael ei argymell).

Dyfrnod cefndir adran Net Sero

Adnoddau

Rydym wedi dod ag amrywiaeth o adnoddau ynghyd i’ch cefnogi ar bob cam o’ch taith caffael.

Ewch i'r dolenni isod i weld yr adnoddau sy'n berthnasol i'r cam hwn.