Cynllun
Sicrhewch bod gennych chi biblinellau masnachol clir a thryloyw, a dealltwriaeth dda o'r farchnad i gynllunio ar gyfer y broses gaffael. Mae swyddogaeth biblinell bellach ar gael o fewn GwerthwchiGymru i ganiatáu i chi rannu eich biblinellau gyda'r farchnad.
Cofiwch addasu gweithgareddau i'ch cyd-destun lleol, a chymryd camau sy'n gymesur â gwerth, risg, cymhlethdod a phroffil eich gofynion.
-
1
Ymgyfarwyddo â deddfwriaeth caffael, Datganiad Polisi Caffael Cymru a Nodiadau Polisi Caffael Cymru (WPPNs).
Mae’r prif reolau caffael yng Nghymru wedi’u cynnwys yn Deddf Caffael 2023, sy’n berthnasol i bob sefydliad sector cyhoeddus yng Nghymru.
-
2
Deall eich marchnad ar gyfer y nwyddau neu'r gwasanaethau rydych chi'n eu prynu.
Er mwyn datblygu'r dull caffael cywir, dylech ddeall pwy yw'r cyflenwyr, ble maent wedi'u lleoli a'u maint. Bydd hyn yn eich helpu i ddeall a yw'r cynnyrch neu wasanaeth ar gael yn rhwydd. Dylech wneud hyn drwy ymgysylltu'n gyson â'r farchnad.
-
3
Byddwch yn glir ac yn dryloyw ynghylch eich gofynion.
Dylech amlinellu’n glir yr hyn sydd ei angen arnoch o’r broses gaffael. Mae hyn yn cynnwys nodi'r nwyddau neu'r gwasanaethau sydd eu hangen arnoch yn ogystal ag unrhyw ofynion technegol, terfynau amser a chyfyngiadau cyllidebol. Defnyddiwch swyddogaeth cynllunio piblinell GwerthwchiGymru i sicrhau bod eich caffaeliadau yn y dyfodol mor dryloyw â phosibl.
-
4
Ystyriwch werth cymdeithasol
Yng Nghymru, mae'n ofynnol sefydliadau'r sector cyhoeddus ystyried gwerth cymdeithasol eu gweithgareddau caffael yng nghyd-destun â Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015. Mae hyn yn golygu ystyried sut y gall y broses gaffael gefnogi'r economi leol, creu swyddi a hyrwyddo cynaliadwyedd.
-
5
Defnyddiwch y gweithdrefnau caffael priodol.
Ar hyn o bryd mae dwy weithdrefn gaffael wahanol ar gael yng Nghymru, gan gynnwys gweithdrefn agored, a gweithdrefn gystadleuol hyblyg. Gyda’r Ddeddf newydd yn mynd yn fyw ym mis Chwefror 2025, mae newidiadau hefyd wedi’u gwneud i brosesau caffael fframwaith ac mae marchnad ddeinamig newydd wedi’i chyflwyno. Dylech nodi pa weithdrefn gaffael yr ydych yn bwriadu ei defnyddio, yn seiliedig ar werth a chymhlethdod y caffael, ac ar y farchnad.
5 peth ydych chi angen eu gwybod
Dechrau Arni
Dylai eich briff neu fanyleb gynnwys y canlynol o leiaf:
Bydd cam ‘Cynllun’ y daith gaffael fel arfer yn cynnwys:
- Strategaeth fasnachol;
- Piblinellau cyhoeddedig (neu gynlluniau i'w cyhoeddi); a
- Strategaeth marchnad, gan gynnwys dull o reoli'r farchnad.
Nawr, dylech ddechrau ystyried sut, trwy eich gweithgareddau masnachol a chaffael, rydych yn bwriadu:
- Cyrraedd y saith nod llesiant, y pum ffordd o weithio a’r pedair lens o werth sydd wedi’u cynnwys yn Neddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 7, er mwyn ysgogi mwy o werth cymdeithasol drwy gyflawni effeithiau llesiant yn gyson;
- Alinio opsiynau model cyflawni â strategaethau, blaenoriaethau a pholisïau adrannol a sefydliadol, a rhai Llywodraeth Cymru. Dylech hefyd ystyried yr egwyddorion a geir yn Natganiad Polisi Caffael Cymru; a
- Cefnogi ffyniant economaidd a chroesawu a manteisio ar arloesedd, gan weithio gyda marchnad ymatebol o gwmnïau, a chaniatáu i fusnesau yng Nghymru ffynnu.
Wrth ddatblygu strategaeth fasnachol eich sefydliad dylech feddwl am eich dull gweithredu cyffredinol i sicrhau bod pob caffaeliad a gweithgaredd masnachol arall (e.e. cynhyrchu incwm) gyda’i gilydd yn cyflawni’r canlyniadau sefydliadol a fwriedir, ac yn cynrychioli gwerth cymdeithasol, diwylliannol, amgylcheddol ac economaidd.
Dylai hyn gynnwys:
- Dangos sut mae pob gweithgaredd masnachol a chytundeb (e.e. contractau, grantiau neu'r ddau) yn cyd-fynd ag amcanion strategol ehangach y sefydliad;
- Rhagweld ac ymateb i ansicrwydd, trwy sicrhau (neu gael cynllun clir a realistig i sicrhau) bod digon o allu, capasiti, a gwydnwch sefydliadol i fynd i'r afael â gofynion annisgwyl;
- Timau amlddisgyblaethol a thraws-swyddogaethol yn datblygu dealltwriaeth gyffredin ar y cyd o'r hyn sydd ei angen i gyflawni'r canlyniadau gofynnol, a'r cytundebau y mae angen eu rheoli a'u monitro'n rhagweithiol i gefnogi hyn;
- Dod i'r amlwg unrhyw faterion gweithredol sy'n ymwneud ag unrhyw gytundebau, a sicrhau bod perchnogaeth glir yn cael ei neilltuo i fynd i'r afael â'r rhain mewn modd amserol;
- Manteisio ar weithgareddau masnachol i arallgyfeirio marchnad gyflenwi'r sector cyhoeddus ledled Cymru, gan helpu i hyrwyddo marchnadoedd iach drwy gydbwyso anghenion tymor byr a chanolig, wrth ddiogelu'r gallu i ddiwallu anghenion tymor hir y sectorau cyflenwi, ac i annog arloesedd; a
- Sefydlu dull cyson a chymesur o reoli risg a chymhellion gwobrwyo.
Mae hysbysiad piblinell yn un o nifer o ofynion tryloywder newydd y mae angen i sefydliadau sector cyhoeddus gydymffurfio â nhw o 24 Chwefror 2025, pan ddaeth Deddf Caffael newydd 2023 i rym.
Mae cael mwy o dryloywder o ran piblinellau caffael yn cynyddu amlygrwydd contractau cynlluniedig yng Nghymru a’i rhanbarthau lleol, gan roi mwy o amser i fusnesau a mentrau cymdeithasol i baratoi. Bydd hyn yn helpu i leihau rhai o’r rhwystrau sy’n atal mentrau bach Cymru rhag gwneud cais am gontractau cyhoeddus.
Mae bod yn dryloyw ynghylch anghenion y dyfodol cyn dechrau gweithgareddau caffael:
Yn elfen hanfodol o ymgysylltu effeithiol a pharhaus â'r farchnad;
Yn cefnogi gweithio gyda marchnad ymatebol o gwmnïau; a
Yn cefnogi busnesau yng Nghymru i ffynnu. Mae hysbysiadau piblinell yn cefnogi nifer o ganlyniadau bwriadedig Datganiad Polisi Caffael Cymru, gan gynnwys:
Dylai awdurdodau contractio gyhoeddi eu piblinellau caffael fel y gellir nodi cyfleoedd ar gyfer caffael cydweithredol; a Mae tryloywder wedi'i ymgorffori'n ddiofyn ym mhob cam o'r cylch bywyd caffael, trwy weithredu'r Safon Data Contractio Agored (OCDS). Mae gwreiddio tryloywder mewn caffael cyhoeddus hefyd yn un o nodau datganedig Llywodraeth y DU yn Neddf Caffael 2023, a bydd cyhoeddi hysbysiadau drwy gydol y daith gaffael o un pen i’r llall yn ganolog i gyflawni hyn.
Ar y cam ‘Cynllun’ hwn o’r daith gaffael, mae’n ofynnol i sefydliadau sector cyhoeddus sy’n bwriadu caffael mwy na £100 miliwn o nwyddau, gwasanaethau a gwaith mewn blwyddyn ariannol benodol, gyhoeddi hysbysiad piblinell yn cynnwys gwybodaeth am eu caffaeliadau posibl yn y dyfodol y flwyddyn honno (lle mae gwerth amcangyfrifedig contract penodol yn fwy na £2 filiwn).
Wrth ddatblygu eich strategaeth fasnachol, byddwch eisoes wedi ystyried sut y gall eich sefydliad helpu i hyrwyddo marchnadoedd iach dros y tymor byr, canolig a hir.
Dylech adeiladu ar hyn fel rhan o'ch strategaeth marchnad i gynnwys dulliau gwahanol o reoli'r farchnad. Mae hyn yn ymwneud â datblygu a chynnal dealltwriaeth dda o'r marchnadoedd rydych chi'n cyrchu ohonynt, a gwerthfawrogi sut y gall gweithgareddau masnachol y sector cyhoeddus yng Nghymru ddylanwadu ar y marchnadoedd hyn ar y cyd.
Mae dulliau hyblyg, sy'n seiliedig ar risg, o reoli marchnadoedd yn arwain at:
- Marchnadoedd mwy cystadleuol;
- Mwy o arloesi wrth ddatblygu cynnyrch a darparu gwasanaethau;
- Llai o sefyllfaoedd lle mae sefydliadau'n rhy ddibynnol ar un neu nifer fach o gyflenwyr; a
- Gwell gwerth cymdeithasol am arian a deilliannau llesiant.
Bydd rhannu gwybodaeth a mewnwelediadau marchnad gyda chyd-ymarferwyr masnachol a chaffael yng nghymuned Cyd yn cefnogi rheolaeth well o'r farchnad ar draws y sector cyhoeddus cyfan yng Nghymru.
- Economi Sylfaenol: Adnodd Dysgu Ar-lein Mae wyth adran i'r cwrs hwn ac argymhellir cwblhau'r modiwl mewn un sesiwn, a fydd yn cymryd rhwng 8 a 30 munud. Argymhellir yn arbennig ar gyfer pobl sy’n ymwneud â datblygu polisïau a phrosiectau economaidd, a’r rhai sy’n gweithio ym maes caffael yn y sector cyhoeddus. Mae'r cwrs wedi'i gynllunio i wneud i ddysgwyr deimlo'n fwy gwybodus a hyderus.
CIPS
Cylch Caffael a Chyflenwi CIPS
The 'Cylch Caffael a Chyflenwi' a ddatblygwyd gan y Sefydliad Siartredig Caffael a Chyflenwi (CIPS) yn cynnwys 13 cam i'ch arwain drwy'r broses gaffael ar gyfer nwyddau a gwasanaethau. Ar y cam cynnar hwn yn y broses, mae'r camau canlynol o'r 'Cylch Caffael a Chyflenwi' CIPS yn werth eu hystyried:
- Diffinio anghenion busnes a datblygu manyleb;
- Dadansoddiad o'r farchnad a phenderfyniad 'gwneud neu brynu'; a
- Datblygu'r strategaeth a'r cynllun.
Sero Net
Wrth ddatblygu eich strategaethau masnachol a marchnad, ystyriwch sut i fynd i'r afael ag allyriadau carbon drwy eich caffaeliadau a'ch contractau
- Mae caffael yn ffynhonnell sylweddol o allyriadau CO2e, ac felly mae hefyd yn swyddogaeth hollbwysig o ran cyflawni targed sero net Llywodraeth Cymru erbyn 2030. Mae’r targed hwn yn cynnwys lleihau allyriadau Cwmpas, sy’n gysylltiedig â gweithgareddau amrywiol, megis teithio busnes, eich gweithwyr yn cymudo, gwaredu gwastraff, a chludo cynhyrchion – ni all gweithwyr proffesiynol caffael a masnachol gyflawni hyn ar eu pen eu hunain, felly meddyliwch am ba mor ymglymedig yw eich sefydliad cyfan yn y broses hon.
- Bydd yr Adnodd Asesu Risg Cynaliadwyedd/Adnodd Mapio Polisi, sy’n cael ei ddatblygu ar hyn o bryd, yn cael ei argymell ar gyfer nodi meysydd i’w lleihau mewn caffael, a bydd rhannu’r wybodaeth hon yn hwyluso ymgysylltiad cynnar â’r farchnad.
- Mae ymchwil yn hanfodol ym maes caffael – canolbwyntiwch ar newidiadau yn y farchnad, technolegau newydd, a dulliau gwasanaeth amgen.
- Mae cyfathrebu effeithiol gyda chyflenwyr yn ystod ymgysylltiad cynnar â'r farchnad hefyd yn hanfodol. A ydych ar yr un dudalen mewn perthynas â nodau sero net.
- Defnyddiwch y canllawiau sydd ar gael i chi. Mae'r Nodyn Polisi Caffael Cymru (WPPN) 12/21 yn cynnig gwybodaeth fanwl am leihau allyriadau CO2e mewn cadwyni cyflenwi, gan gyfrannu at nod sero net 2030 ar gyfer y sector cyhoeddus yng Nghymru.
Adnoddau
Rydym wedi dod ag amrywiaeth o adnoddau ynghyd i’ch cefnogi ar bob cam o’ch taith caffael.
Ewch i'r dolenni isod i weld yr adnoddau sy'n berthnasol i'r cam hwn.