Polisi preifatrwydd

Rydym ni (Prosiect Canolfan Ragoriaeth Caffael) yn cynnal ymchwil i brofi a gwella gwasanaethau rydym ni’n eu darparu fel rhan o gwmpas ein gwaith.

Mae’r prosiect yn cael ei ariannu a’i gomisiynu gan Lywodraeth Cymru. Llywodraeth Cymru yw’r rheolydd data a CURSHAW yw’r prosesydd data ar gyfer yr holl ddata a gaiff ei gasglu gan y prosiect. Mae rheolydd data yn pennu sut a pham y gellir prosesu data personol.

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rhoi gwybodaeth gyffredinol i chi am sut rydym ni’n trin data ymchwil. I gael rhagor o fanylion am ddarn penodol o ymchwil, gallwch gyfeirio at y wybodaeth a gaiff ei darparu pan fyddwch yn cael eich gwahodd i gymryd rhan yn y sesiwn honno. Dylai hyn hefyd gynnwys manylion cyswllt yr ymchwilydd a'u tîm rhag ofn bod gennych chi ragor o gwestiynau.

 

Pa ddata personol a gedwir gennym, ac o ble y daw’r wybodaeth hon?

Diffinnir data personol o dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) fel ‘unrhyw wybodaeth sy'n ymwneud ag unigolyn adnabyddadwy y gellir ei adnabod, yn uniongyrchol neu'n anuniongyrchol, drwy gyfeirio at ddyfais adnabod’.

Gwybodaeth gyswllt rydym ni’n ei chasglu at ddiben gwahodd staff y sector cyhoeddus i gymryd rhan yn y prosiect.

Gofynnir i gyfranogwyr ddarparu eu henwau a’u manylion cyswllt os ydyn nhw’n fodlon cymryd rhan yn y prosiect. Mae eich cyfranogiad, a darparu gwybodaeth gyswllt, yn gwbl wirfoddol.

Dim ond at ddiben cysylltu â chi i gymryd rhan yn ein prosiect y bydd gwybodaeth gyswllt yn cael ei defnyddio. Nid yw eich manylion cyswllt byth yn gysylltiedig â'r ymatebion na'r safbwyntiau rydych chi’n eu darparu.

Mae eich cyfranogiad yn wirfoddol ac os nad ydych chi’n dymuno cymryd rhan, neu gael nodyn atgoffa i gymryd rhan yn ein prosiect, yna cysylltwch â thîm y prosiect.

Gwybodaeth rydyn ni’n ei chasglu yn ein hymchwil

Rydym ni’n defnyddio meddalwedd arolwg (Smart Survey, mae’r holl ddata’n cael ei brosesu yn y DU) sy’n galluogi ymatebwyr i gadw a dychwelyd i arolwg fel nad oes rhaid iddyn nhw gwblhau arolwg ar un tro. Os byddwch chi’n dewis ‘cadw a pharhau nes ymlaen’, bydd y feddalwedd yn gofyn am eich enw a’ch cyfeiriad e-bost fel bod dolen unigryw yn cael ei chreu a’i hanfon atoch mewn e-bost fel y gallwch chi fynd yn ôl a chwblhau’r arolwg ar adeg gyfleus. Mae'r wybodaeth hon ond yn cael ei chadw gan y feddalwedd fel y gallwch chi ailgydio yn yr arolwg. Nid yw byth ar gael fel rhan o ymateb eich arolwg ac nid oes modd i dîm y prosiect ei gweld. Yna, caiff y wybodaeth hon ei dileu yn unol â gweithdrefnau cadw data'r feddalwedd (h.y. mae data arolwg yn cael ei ddileu ar ddiwedd y prosiect ac yna'n cael ei lanhau o'r feddalwedd ar ôl XNUMX diwrnod). yn unig yn cael ei gadw gan y feddalwedd er mwyn i chi allu ail-gyrchu'r arolwg. Nid yw byth ar gael fel rhan o'ch ymateb i'r arolwg ac nid yw'n hygyrch i dîm y prosiect. Yna caiff y wybodaeth hon ei dileu yn unol â gweithdrefnau cadw data'r feddalwedd (hy caiff data arolwg ei ddileu ar ddiwedd y prosiect ac yna ei ddileu o'r feddalwedd ar ôl 30 diwrnod).

Yn ogystal, efallai y byddwn hefyd yn casglu data personol yn anfwriadol trwy gwestiynau sylwadau agored neu drwy gyfweliadau a grwpiau ffocws os bydd ymatebwyr yn darparu gwybodaeth a allai ddatgelu pwy ydyn nhw.

Peidiwch â darparu data personol er mwyn codi ymholiad neu gŵyn benodol am y prosiect. Dylid gwneud unrhyw ymholiadau neu gwynion trwy sianeli trefniadol arferol. Bydd data personol a ddarperir yn ymwneud â hyn yn cael ei ddileu gan dîm y prosiect.

 

Sesiynau wedi’u recordio

Fel rhan o’r prosiect byddwn yn cynnal sesiynau amrywiol a fydd yn cael eu recordio:

  • Sesiynau dangos a dweud – yn rhannu’r wybodaeth ddiweddaraf o’n prosiect alffa i greu Cyd; a
  • Cydrannu – enw ein cyfres rhannu gwybodaeth ar gyfer gweithwyr proffesiynol ym maes caffael a masnachol yng Nghymru  

Bydd y recordiadau hyn ar gael ar YouTube a/neu lwyfannau cyfryngau eraill. Bydd y cyflwynydd yn hysbysu'r rhai sy'n bresennol bod y sesiwn i'w recordio cyn i'r recordiad ddechrau.

 

Beth yw’r sail gyfreithiol ar gyfer defnyddio eich data?

Y sail gyfreithlon ar gyfer prosesu gwybodaeth fel rhan o brosiect y Ganolfan Ragoriaeth Caffael yw Buddiant Dilys. Hynny yw, mae prosesu gwybodaeth, safbwyntiau a phrofiadau staff y sector cyhoeddus er budd dilys y gwaith o redeg Llywodraeth Cymru ac yn helpu i gael y gwerth gorau o wariant caffael y sector cyhoeddus.

Mae cymryd rhan yn gwbl wirfoddol. Fodd bynnag, rydym ni’n gwerthfawrogi cyfranogiad staff y sector cyhoeddus yn fawr, gan fod eich barn a'ch profiadau yn bwysig er mwyn llywio gwelliant.

 

Pa mor ddiogel yw eich data personol?

Cedwir yr holl ddata, gan gynnwys data personol, yn ddiogel.

Dim ond tîm y prosiect fydd yn cael mynediad i unrhyw ddata a ddarperir sy'n cynnwys dynodwyr personol neu wybodaeth a allai o bosibl adnabod unigolion ac yn ei ddadansoddi.

Adrodd

Wrth adrodd ar ganfyddiadau ar gyfer yr ymchwil rydyn ni’n ei chynnal, bydd y prosiect yn sicrhau na ddarperir unrhyw wybodaeth y gellid ei defnyddio i adnabod cyfranogwyr unigol. Bydd yr holl ddata sy'n cael ei gasglu drwy ein hymchwil yn cael ei adrodd mewn fformat dienw. Ni fydd adroddiadau cyhoeddedig yn cynnwys eich manylion cyswllt a bydd unrhyw wybodaeth adnabyddadwy mewn atebion penagored yn cael ei dileu.

Rydym ni’n sicrhau na all unigolion gael eu hadnabod drwy'r modd y caiff canlyniadau eu hadrodd. Ni fyddwn byth yn adrodd ar grwpiau o lai na 10.

 

A yw tîm y prosiect byth yn rhannu data personol â thrydydd parti?

Na, heblaw'r cyflenwr sydd wedi'i gontractio ar gyfer y prosiect a fydd ond yn defnyddio'r data at ddibenion y prosiect. Ni fydd y prosiect yn rhannu unrhyw ddata sy’n cynnwys dynodwyr personol neu wybodaeth a allai o bosibl adnabod unigolion ag unrhyw un y tu allan i’r prosiect. Ni fyddwn byth yn darparu unrhyw ddynodwyr personol wrth adrodd ar ganfyddiadau i arweinwyr polisi/cwsmeriaid.

 

Am ba mor hir rydym ni’n cadw eich data personol?

Dim ond os yw'n berthnasol i'r prosiect y byddwn yn cadw'r data personol. Cedwir unrhyw ddata personol am gyfnod penodol o amser.

 

Manylion cyswllt

Byddwn ni’n cadw unrhyw wybodaeth gyswllt am hyd at 5 mlynedd ar ôl i'r prosiect gael ei gwblhau. Mae’n bosibl y byddwn yn dileu’r wybodaeth yn gynt os nad yw’n cael ei defnyddio mwyach. Mae cadw’r wybodaeth hon yn ein galluogi i leihau’r baich ar staff drwy sicrhau na chysylltir â’r un bobl yn rhy aml. Mae hefyd yn ein galluogi i gynnal ymchwil neu ymarferion meincnodi yn y dyfodol ac yn y tymor hwy drwy ganiatáu i ni ailgysylltu ag unigolion sydd, er enghraifft, wedi cymryd rhan yn y prosiect, er mwyn monitro newid. Bydd hyn yn cael ei wneud yn glir pan fyddwch yn cael eich gwahodd i gymryd rhan mewn ymchwil.

 

Data’r arolwg

Rydym ni’n cynnal adolygiad o’r data sydd gennym yn flynyddol (ar ddechrau pob blwyddyn ariannol) er mwyn sicrhau y cedwir at y cyfnodau cadw.

Bydd canlyniadau cyfanredol o arolygon (nad ydynt yn cyfrif fel data personol) yn cael eu cadw am gyfnod amhenodol, neu hyd nes na chânt eu hystyried yn ddefnyddiol mwyach.

Sylwadau a thrawsgrifiadau

Lle bo modd, caiff gwybodaeth bersonol a ddarperir mewn sylwadau neu gyfweliadau/grwpiau ffocws ei dileu yn gynnar yn y prosiect. Yn syml, caiff ei dileu o sylwadau, neu ei dileu pan fydd recordiadau o gyfweliadau/grwpiau ffocws yn cael eu trawsgrifio.

Bydd unrhyw ddata personol nad yw eisoes wedi'i ddileu yn gynharach oherwydd ei fod yn berthnasol i'r prosiect yn cael ei ddileu 12 mis ar ôl cwblhau'r prosiect. Cedwir y wybodaeth hon am gyfnod o 12 mis er mwyn caniatáu rhywfaint o hyblygrwydd rhag ofn y bydd angen dadansoddi ychwanegol.

Caiff recordiadau o gyfweliadau/grwpiau ffocws eu dileu ar ôl eu trawsgrifio.

 

Hawliau unigolion

 O dan GDPR, mae gennych yr hawliau canlynol mewn perthynas â’r wybodaeth bersonol a ddarperir gennych trwy unrhyw ran o’r ymchwil a gynhaliwyd drwy’r Rhaglen Ymchwil Gweithwyr, yn benodol mae gennych yr hawl:

  • • I gael mynediad at gopi o'ch data eich hun;
  • • I ni gywiro gwallau yn y data hwnnw;
  • • I wrthwynebu neu gyfyngu ar unrhyw brosesu (o dan amgylchiadau penodol);
  • • I’ch data gael ei ‘ddileu’ (o dan amgylchiadau penodol); ac
  • • I gyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, sef ein rheoleiddiwr annibynnol ar gyfer diogelu data.

Dyma fanylion cyswllt Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth: Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF. Ffôn: 01625 545 745 neu 0303 123 1113. Gwefan: www.ico.gov.uk www.ico.gov.uk

 

Cwcis

Ffeiliau yw cwcis sy’n cael eu cadw ar eich ffôn, llechen neu gyfrifiadur pan fyddwch chi’n ymweld â gwefan.

Rydym yn defnyddio cwcis i storio gwybodaeth am sut rydych chi'n defnyddio'r wefan hon, megis y tudalennau rydych chi'n ymweld â nhw. Nid yw'r cwcis hyn yn cael eu defnyddio i'ch adnabod chi'n bersonol.

 

Rhagor o Wybodaeth

Os oes gennych ragor o gwestiynau am sut y bydd y data a ddarperir fel rhan o'r prosiect hwn yn cael eu defnyddio gan Lywodraeth Cymru, neu os hoffech arfer eich hawliau gan ddefnyddio'r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR), cysylltwch â:

Enw: David Nicholson

Cyfeiriad ebost: david.nicholson@llyw.cymru

Rhif ffôn: 03000 257310

 

Mae modd cysylltu â Swyddog Diogelu Data Llywodraeth Cymru drwy:

Llywodraeth Cymru, Parc Cathays, Caerdydd, CF10 3NQ, E-bost: SwyddogDiogeluData@llyw.cymru