Chwilio
Gwerthuso cydymffurfiaeth cynigydd â seiliau gwahardd a dewis cyflenwyr addas ar gyfer y contract.
Cofiwch addasu gweithgareddau i'ch cyd-destun lleol, a chymryd ymagweddau sy'n gymesur â gwerth, risg, cymhlethdod a phroffil eich gofynion bob amser.
-
1
Telerau ac Amodau.
Dylai fod gan bob sefydliad ei Delerau ac Amodau (T&Cs) penodol ei hun, wedi’u teilwra i’w hanghenion a natur pob caffaeliad. Mae timau cyfreithiol a chaffael yn chwarae rhan allweddol wrth benderfynu ar y T&Cs priodol. Mae cytundebau fframwaith a'u contractau yn ôl y gofyn, a chontractau sector cyhoeddus enghreifftiol, yn darparu T&Cau wedi'u diffinio ymlaen llaw y gellir eu cyflunio'n rhannol i weddu i anghenion lleol.
-
2
Prosesau dyfynbris a thendro effeithiol.
Gan ddefnyddio llwyfannau fel Dyfynbris Cyflym GwerthwchiGymru, yn enwedig y Nodwedd Dyfynbris Cyflym, argymhellir ar gyfer sicrhau cynigion dyfynbris. Mae'n bwysig rhoi eglurhad cyfartal i bob cynigydd er mwyn sicrhau tegwch a thryloywder.
-
3
Ymatebion dyfynbris a thendr llywodraethol.
Dylid rheoli pob caffaeliad yn unol â pholisïau llywodraethu eich sefydliad. Mae hyn yn cynnwys defnyddio templedi penodol ar gyfer gwerthuso a chofnodi ymatebion yn ffurfiol.
-
4
Cyfathrebu dyfarnu contract.
Rhaid rhoi gwybod am ddyfarnu contractau yn ysgrifenedig, i'r cynigwyr llwyddiannus ac aflwyddiannus. Mae'r broses hon yn cynnwys rhoi adborth i gynigwyr sy'n gofyn amdano. Cofiwch, ar gyfer caffaeliadau uwchlaw'r trothwy, bod prosesau fel cyfathrebu dyfarniadau yn cael eu llywodraethu gan y rheoliadau.
-
5
Pontio i ddyfarnu contract
Ar ôl hysbysu'r holl bartïon perthnasol o ganlyniad y caffael, eich bwriad i ddyfarnu a symud y tu hwnt i'r cyfnod 'stops' lle bo angen, bydd contract ffurfiol yn cael ei ymrwymo. Mae'r cam hwn yn cynnwys sicrhau bod yr holl ddogfennau ac adborth angenrheidiol wedi'u darparu, a pharatoi ar gyfer cychwyn contract.
5 peth ydych chi angen eu gwybod
Dechrau arni
Prif bethau i’w hystyried
Bydd y cam hwn o’r daith gaffael fel arfer yn cynnwys:
- Developing and finalising your procurement pack.
- Advertising the opportunity.
- Engaging with suppliers.
- Applying exclusions and selection criteria.
- Evaluating tenders.
- Rhoi gwybod i gynigwyr am ganlyniad y caffael.
- Awarding, signing and publishing contracts.
The time and effort you invested during the ‘Plan’ and ‘Define’ stages of the procurement journey will have helped you draft your procurement documentation. At a minimum, you should prepare:
- The Invitation to Tender (ITT) including instructions to bidders.
- The Specification of Requirements.
- Pricing and quality response templates.
- The draft contract.
Clear specifications are essential for fair and inclusive market engagement. They help bidders decide if they want to participate and enable you to compare their prices with your cost expectations. Without this clarity, you risk not achieving your desired outcomes within your budget or, in the worst case scenario, a failed procurement.
Your procurement pack should have been developed collaboratively with your stakeholders, and with involvement from relevant subject matter experts (e.g. cyber security specialists, human resources, finance and others) depending on the nature of your requirements.
To finalise your procurement pack, ensure it’s been peer reviewed and has been signed off through your organisation’s governance arrangements. With that done, you’re now ready to formally start your procurement process.
If you’re planning to use an existing framework agreement, dynamic purchasing system (DPS) or dynamic market, you’ll need to invite all potential suppliers available through these and any relevant lots, to bid for your opportunity.
If you are carrying out any other procedure that is not through a framework agreement, DPS or dynamic market, you will need to publish the ITT pack on Sell2Wales. Under the Procurement Act 2023, some below threshold procurement should also be published (these are notifiable below threshold procurements). All procurements that are £30,000 or above must be published on Sell2Wales.
Familiarise yourself with the time limits the tender should be live for. These are described in the regulations (Procurement Act 2023 and Procurement (Wales) Regulations 2024). In any case, the tender timelines should be fair and proportionate, with consideration of making it easier for SMEs to bid.
Adnoddau Defnyddiol:
Canllawiau Deddf Caffael 2023: contractau islaw'r trothwy - Awdurdodau datganoledig Cymru
Whilst the ITT is live, all engagement with suppliers (or bidders) should be recorded using a Clarification Questions log. At this point, contracting authorities should avoid speaking to suppliers/ bidders directly to ensure that information is not passed on that may advantage them or disadvantage other bidders. Remember, equal treatment is an important general principle of law in the public procurement context.
Os ydych chi'n bwriadu defnyddio cytundeb fframwaith presennol, DPS neu farchnad ddeinamig, lle caniateir cystadleuaeth bellach dau gam, byddwch chi'n llunio rhestr fer o gynigwyr i ddod o hyd i'r rhai sydd fwyaf addas ar gyfer eich caffael, gan ddefnyddio asesiad gallu. Dim ond cynigwyr ar y rhestr fer fydd yn cael eu gwahodd i gynnig am eich cyfle.
If you’re planning to use an existing framework agreement, DPS or dynamic market, where a two-stage further competition is allowed, you’ll shortlist bidders to find the ones most suitable for your procurement using a capability assessment. Only bidders on the shortlist will be invited to bid for your opportunity.
Fel arall, gellir defnyddio'r Holiadur Penodol i Gaffael (PSQ) i gymhwyso sail dros eithrio cynigwyr a dewis cynigwyr addas i werthuso eu tendrau wedyn.
Cyn anfon y PSQ, neu fel rhan o'r PSQ, dylech sicrhau bod y cyflenwr wedi cofrestru ar y Platfform Digidol Canolog (mae hwn yn fersiwn well o'r Gwasanaeth Dod o Hyd i Dendr blaenorol), bod y cyflenwr wedi cyflwyno gwybodaeth gyfredol ar y CDP, a bod y cyflenwr yn darparu'r wybodaeth honno i chi yn ystod ymarfer tendro.
Adnoddau Defnyddiol:
Nid yw'n arfer da annog cynigwyr i gystadlu ar bris yn unig, gan y gall greu marchnad wael ar gyfer eich nwyddau a'ch gwasanaethau. Ar gyfer caffaeliadau uwchlaw'r trothwy, o dan Ddeddf Caffael 2023, dylid gwerthuso cynigwyr ar sail y tendr mwyaf manteisiol (MAT). Mae hyn yn golygu bod elfennau pris (neu gostau oes gyfan), ansawdd a gwerth cymdeithasol i gyd yn chwarae rhan bwysig yn sgôr derfynol pob cynigydd. Nid pwrpas nodi MAT yw dod o hyd i'r cynigydd rhataf ond yn hytrach un sy'n gallu darparu'r gwerth gorau am arian.
Gall cwestiynau gwerth cymdeithasol i gynigwyr gynnwys mynd i'r afael ag anghydraddoldeb, helpu cymunedau difreintiedig, helpu busnesau bach a chanolig trwy eu defnyddio yn y cadwyni cyflenwi, cefnogi iechyd meddwl staff, ymhlith eraill. Yng Nghymru, dylai gwerth cymdeithasol gyd-fynd â'r 7 nod, 5 ffordd o weithio a 4 lens gwerth sydd wedi'u cynnwys yn Neddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015, y Polisi Buddion Cymunedol a pholisïau perthnasol eraill megis Nodyn Polisi Caffael Cymru WPPN 12/21: Datgarboneiddio trwy gaffael - Mynd i'r afael â CO2e mewn cadwyni cyflenwi. Dylech hefyd ystyried Nodyn Polisi Caffael Cymru WPPN 06/21: Datgarboneiddio drwy gaffael – Ystyried Cynlluniau Lleihau Carbon sy'n nodi y dylech ofyn i gyflenwyr ddarparu cynllun Lleihau Carbon fel rhan o'u cynnig ar gyfer contractau dros £6,000,000 (gan gynnwys TAW).
Cofiwch na ddylid gwerthuso cynigwyr yn unig ar ansawdd (gan gynnwys gwerth cymdeithasol) a phris (neu gostau oes gyfan, gan gynnwys costau ymadael posibl), ond hefyd, mewn rhai achosion, eu sefyllfa economaidd ac ariannol.
O dan Ddeddf Caffael 2023, yn dilyn proses dendro gystadleuol, dylech ddarparu crynodeb asesu i'r cynigwyr. Dylid gwneud hyn cyn i chi gyhoeddi hysbysiad dyfarnu contract ar Gwerthwch i Gymru. Nid oes angen i chi bellach ddarparu manteision ac anfanteision cymharol ymateb y cynigydd aflwyddiannus yn erbyn ymateb y cynigydd llwyddiannus (fel yr oedd yn ofynnol o dan Reoliadau Contractio Cyhoeddus 2). Nawr dylech gyhoeddi crynodeb asesu i gyflenwyr aflwyddiannus -- y mae'n rhaid iddo gynnwys copi o'r wybodaeth a ddarparwyd i'r cyflenwr llwyddiannus (wedi'i golygu er mwyn cyfrinachedd lle bo angen) yn egluro sut y sgoriodd ei dendr yn erbyn pob un o'r meini prawf. Bydd cyflenwr sy'n darllen y ddwy set o wybodaeth ochr yn ochr â'i gilydd yn gallu canfod y manteision cymharol.
Dylai'r crynodeb asesu fod mor glir a manwl â phosibl i sicrhau bod y cynigydd yn deall yn glir ble nad oeddent yn bodloni'r gofynion. Mae hyn yn bwysig oherwydd:
Mae adborth da yn caniatáu i gyflenwyr wella eu tendrau yn y dyfodol (yn enwedig gan helpu busnesau bach a chanolig, a mentrau gwirfoddol, cymunedol a chymdeithasol); a
Gall adborth cywir amddiffyn eich sefydliad rhag cael ei herio'n gyfreithiol yn dilyn proses gaffael.
Os oes gennych yr amser, mae'n arfer da cynnig sesiynau adborth llafar i'r cynigwyr aflwyddiannus, lle gallant ddeall eich adborth yn well a gofyn cwestiynau.
Adnoddau Defnyddiol:
Unwaith y bydd eich gwerthusiad wedi'i gwblhau, eich bod wedi cymedroli'r sgoriau, wedi anfon y llythyrau yn hysbysu cynigwyr o ganlyniad y tendr, ac wedi cyhoeddi'r hysbysiad dyfarnu, dylech arsylwi cyfnod segur. Mae cyfnodau segur o 8 diwrnod gwaith, gan ddechrau gyda'r diwrnod y cyhoeddir yr hysbysiad dyfarnu contract, yn ofynnol ar gyfer caffaeliadau uwchlaw'r trothwy sy'n dod o dan Ddeddf Caffael 2023.
Mae Rheoliadau 28-31 o Reoliadau Caffael (Cymru) 2024 yn nodi'r hyn sydd angen ei gynnwys yn yr hysbysiad dyfarnu contract:
Rheoliad 28: Hysbysiadau dyfarnu contract ac eithrio'r rhai a gyhoeddir gan gyfleustodau preifat
Rheoliad 29: Hysbysiadau dyfarnu contract a gyhoeddir gan gyfleustodau preifat
Rheoliad 30: Hysbysiadau dyfarnu contract a gyhoeddir gan gyfleustodau preifat: dyfarniadau uniongyrchol
Rheoliad 31: Hysbysiadau dyfarnu contract a gyhoeddir gan gyfleustodau preifat: fframweithiau
Adnoddau Defnyddiol:
Canllawiau Deddf Caffael 2023: hysbysiadau dyfarnu contract a chyfnodau oedi
CIPS
Cylch Caffael a Chyflenwi CIPS
The 'Cylch Caffael a Chyflenwi' a ddatblygwyd gan y Sefydliad Siartredig Caffael a Chyflenwi (CIPS) yn cynnwys 13 cam i'ch arwain drwy'r broses gaffael ar gyfer nwyddau a gwasanaethau.
Byddwch eisoes wedi cwblhau gweithgareddau sy’n gyson â chamau 1 i 6 yn ystod camau ‘Cynllunio’ a ‘Diffinio’ y daith gaffael.
Mae'r camau canlynol o'r 'Cylch Caffael a Chyflenwi' CIPS ymwneud agosaf â cham ‘Caffael’ y daith gaffael:
- Cyhoeddi Dogfennau Tendr;
- Gwerthuso a Dilysu Cynnig a Thendr; a
- Dyfarnu a Gweithredu Contract.
Sero Net
Bydd ansawdd eich ymchwil, gwaith ymgysylltu, ymdrechion dadansoddi, a pharatoadau yn ystod camau ‘Cynllun’ a ‘Diffinio’, yn talu ar ei ganfed pan ddaw’n fater o gaffael.
- Disgwylir y bydd paratoi pecynnau dogfen clir sy’n canolbwyntio ar fynd i’r afael â CO2e mewn cadwyni cyflenwi yn arwain at ymatebion o ansawdd uchel gan gyflenwyr sy’n deall ac yn cyd-fynd â’r Nodau Llesiant. Dylai'r ymatebion nodi'n glir sut y gall cyflenwyr gyfrannu at yr amcanion hyn. Mae paratoi o'r fath yn helpu'r tîm tendro i werthuso cynigion yn effeithiol, gan nodi'r rhai sy'n bodloni'r gofynion ar gyfer lleihau CO2e mewn cadwyni cyflenwi. Mae’r dull hwn yn gosod y llwyfan ar gyfer gweithredu contract yn llwyddiannus, gan ganolbwyntio ar sero net ac effeithiau ehangach ar les.
- When awarding contracts, providing constructive feedback to unsuccessful bidders is crucial. The regulations state specifically what should be included within ‘intention to award’ letters. Such feedback enhances the quality of goods and services in the Welsh public sector and an improved quality of goods and services might encompass innovative ways of reducing CO2e emissions; supporting the circular economy by maximising resource use and minimising waste; and fostering resilient local economies – emphasising good employment and community wealth-building. This approach is integral to the foundational economy.
Adnoddau
Rydym wedi dod ag amrywiaeth o adnoddau ynghyd i’ch cefnogi ar bob cam o’ch taith caffael.
Ewch i'r dolenni isod i weld yr adnoddau sy'n berthnasol i'r cam hwn.
