A group of people sat around a table, problem solving together. There are post-it notes on the wall and they are looking at a big, shared computer screen in front of them.

Y ‘Blwch Tywod Diwygio Caffael’: Defnyddio dulliau rhagwelediad i helpu i ddelio ag ansicrwydd a newid

Helpu timau’r sector cyhoeddus i baratoi ar gyfer diwygio caffael ledled Cymru, gyda thro…

Blog gan Kseniya Shuturminska a Warren Smith, arbenigwyr caffael a masnachol o dîm Cyd.

Beth yw rhagwelediad?

Mae Rhagwelediad yn ddull o feddwl a gweithredu mewn ffordd systematig, hirdymor a rhagweledol, o dan amodau o ansicrwydd. Mae'n wahanol i ddulliau cynllunio eraill megis rhagweld, sy'n gwneud rhagfynegiadau yn seiliedig ar ddata hanesyddol.

Mae offer rhagwelediad yn ein helpu i wneud tri peth:

  1. Deal news;
  2. Ail-ddychmygu beth sy'n bosibl; ac yna
  3. Ymateb.

Mae ymgysylltiad cymunedol ac ymarferion senario cyfranogol yn elfennau allweddol o ddulliau rhagwelediad, i ddatblygu gweledigaeth ar gyfer y dyfodol a nodi newidiadau i wneud iddo ddigwydd.

Gan y bydd diwygio caffael yng Nghymru yn ysgogi newid ymddygiadol a diwylliannol ar draws sefydliadau cyfanroedd tîm Cyd am ddechrau archwilio sut y gallai dulliau rhagwelediad helpu grŵp eang o randdeiliaid. Roedd y grŵp yn cynnwys rheini tu fewn a tu fas i’r adran caffael, a’r tasg oedd i ddeall y newid sydd i ddod, ac i ail-ddychmygu'r hyn sy'n bosib yng nghaffael gyhoeddus… ac yna cymryd camau ymarferol er budd pawb.

Cyflwyno’r ‘Blwch Tywod Diwygio Caffael’

On 17 July 2024 we held the first half-day ‘Procurement Reform Sandbox’ hybrid event, the aim of which was to turn legislation into practical action. This session presented a near live environment as a safe place to safely explore, learn, co-design, demonstrate and test the “art of the possible” in public procurement.

Cytunodd cydweithwyr dewr o Cyfoeth Naturiol Cymru, Gofal Cymdeithasol Cymru a’r Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol (CDPS) i gymryd rhan yn y sesiwn.

Dechreuon ni’r diwrnod gyda rhai cyflwyniadau gosod golygfa gan:

● Cory Hughes o dîm cyflawni Cyd, ar ddylunio sy'n canolbwyntio ar y defnyddiwr; a

●      Carl Thomas o Lywodraeth Cymru, ar Ddiwygio Caffael yng Nghymru.

Llwyddodd y cyflwyniadau i roi y gynudlleidfa yn y meddylfryd o fynd i’r afael â phroblem gaffael yn y dyfodol agos, pan fydd Deddf Caffael 2023 yn fyw, gyda meddylfryd sy’n canolbwyntio ar y defnyddiwr.

Yna aethom â'r mynychwyr drwy ein senario ddychmygol (er ei fod yn ddychmygol, mae'n ddigon posibl y bydd y senario'n wir gyda llawer ledled Cymru).

Y senario

Nodwch mai senario hollol ddamcaniaethol yw hon, a ddatblygwyd i’r unig ddiben o gyflwyno canlyniadau’r gweithdy rhagwelediad hwn. Mae unrhyw gyfeiriadau at sefydliadau neu fentrau gwirioneddol yn enghreifftiol yn unig.

Dyma rai dyfyniadau o'r senario:

Mae sawl sefydliad yng Nghymru yn wynebu diwedd oes ar gyfer eu systemau menter presennol, megis cyllid; adnoddau dynol a chyflogres; a systemau rheoli achosion - hanfodol ar gyfer rhedeg eu sefydliadau o ddydd i ddydd.

Drwy gyhoeddi hysbysiadau piblinell caffael eu sefydliadau ar GwerthwchiGymru, ac yn unol â Datganiad Polisi Caffael Cymru (WPPS), mae sawl sefydliad wedi nodi cyfleoedd i fynd i’r afael â’u heriau cyffredin, ar y cyd.

Mae nifer o ystyriaethau sy’n ychwanegu at gymhlethdod a phroffil risg y rhaglenni trawsnewid digidol hyn, yn ogystal â nifer o gyfleoedd i feddwl ac ymddwyn yn wahanol i gyflawni’r 7 nod llesiant, 5 ffordd o weithio a 4 lens o werth cyhoeddus, fel y’i diffinnir gan Ddeddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015.

Er mwyn gwneud pethau'n ddiddorol (neu efallai'n fwy heriol, oherwydd ein bod yn caru problem gaffael dda!) fe wnaethom ddiffinio rhai nodweddion technegol, masnachol a threfniadol, yn gadarnhaol ac yn negyddol, i'r cyfranogwyr eu hystyried. Roedd y rhain yn cynnwys:

Nodweddion 😬 🙂
Technegol Profiad gwael i ddefnyddiwr, atebion â llaw / oddi ar y system

Systemau hen ffasiwn, llwyfannau “llosgi” i fod heb gefnogaeth yn fuan

Gweithrediadau wedi'u cyplysu'n dynn, wedi'u haddasu'n fawr

Nifer o wendidau diogelwch risg uchel

Gweithio yn unol â Safonau Gwasanaeth Digidol Cymru

Nodwyd nifer o nwyddau cyhoeddus digidol y gellir eu hailddefnyddio

CDOs yn awyddus i arbrofi gyda galluoedd technolegol newydd

Masnachol Ni all contractau gael eu hymestyn yn ôl y rheolau

Gallu a chapasiti rheoli contractau isel iawn

Llawer o ddiddordeb o'r farchnad

Cyflenwad eang o alluoedd meddalwedd oddi ar y silff / ffynhonnell agored sy'n seiliedig ar gwmwl

Diddordeb cryf mewn cydweithredu a darpariaeth aml-gyflenwr

Trefniadaeth Cyfyngiadau ar gyllidebau, recriwtio a chyfrif pennau

Gallu a chapasiti isel

Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015

Nawdd uwch ar gyfer creu amgylcheddau newid effeithiol

Pileri strategol trawsnewid / strategaethau digidol

Yr ymarferion

feddwl a thrafod y dulliau gwaethaf posibl (i weithredu fel gwrth-batrwm, yn ogystal â thipyn o dorri'r iâ) a'r dulliau mwyaf addawol.

Efallai na fydd yr hyn a welsom ar ddiwedd y sesiwn yn peri syndod i’n cymuned. Er bod rhywfaint o'r drafodaeth yn ymwneud â defnyddio'r weithdrefn gystadleuol hyblyg newydd, roedd y rhan fwyaf o'r hyn y buom yn siarad amdano yn arferion da wrth gynllunio cyn caffael. Roedd hyn yn cynnwys:

  • Deall y bwlch sgiliau sy'n bodoli, er mwyn sicrhau caffaeliad effeithiol a rheoli'r contract;
  • Mynd ar flaen y gad a chwilio’n gynnar am gyfleoedd i gydweithio â chyrff sector cyhoeddus eraill ledled Cymru, a chael cefnogaeth gynnar gan bartneriaid posibl;
  • Datblygu llyfrgell anghenion defnyddwyr agored a thryloyw ar gyfer gwasanaethau cyffredin a chydrannau gwasanaeth, i helpu i osgoi dyblygu diangen;
  • Cynnal ymgysylltiadau cynnar effeithiol, manwl, agored a gonest â'r farchnad;
  • Wrth ddatblygu manylebau, adolygu'r hyn sydd ei angen ar hyn o bryd yn hytrach nag ailddefnyddio hen fanylebau; a
  • Ystyried anghenion rheoli contractau yn y cam cyn-gaffael, a chynnwys timau rheoli contractau yn gynnar yn y broses o gynllunio'r fanyleb a'r broses gaffael.

Roedd yr holl bethau a drafodwyd gan y cyfranogwyr yn ymwneud â pha gyfleoedd a ddaw yn sgil cynllunio, cydweithio a chyfathrebu da. Mae pobl ar draws y sector cyhoeddus yn poeni am y diwygiadau caffael, ond ni fydd yr hyn y gallant ei wneud o ganlyniad i’r rhain yn newid yn sylweddol mewn gwirionedd.

Daethom i’r casgliad bod Deddf Caffael 2023 sy’n mynd yn fyw ar 28 Hydref 2024 yn cynrychioli dyddiad pendant ar gyfer newid ar draws yr holl sefydliadau cyhoeddus. Ond, yn y pen draw, mae’r newid hwn yn ymwneud â’r canlynol:

  • Croesawu ymddygiadau newydd sy'n annog cydweithio;
  • Ymgysylltiadau marchnad tryloyw
  • Dulliau amlddisgyblaethol o gynllunio caffaeliadau a chontractau sy'n bodloni anghenion defnyddwyr; a
  • Ysgogi mwy o werth cymdeithasol drwy sicrhau mwy o effeithiau lles yn gyson.

Dim ond trosolwg byr yw hwn o Flwch Tywod Diwygio Caffael Cyd, sy’n lasbrint rhagwelediad y gellir ei ailadrodd a’i ffurfweddu ar gyfer sesiynau yn y dyfodol, y gellir ei ddefnyddio i archwilio celfyddyd yr hyn sy’n bosibl ym maes caffael cyhoeddus yng Nghymru.

Rydym yn mynd i fod yn rhannu mwy am rai o’r trafodaethau a gawsom yn ystod y dydd, a’r hyn y dylai’r sector cyhoeddus ganolbwyntio arno nid yn unig unwaith y bydd Deddf Caffael 2023 wedi mynd yn fyw, ond nawr.

Beth sydd nesaf?

Os hoffech chi gynnal sesiynau tebyg yn eich sefydliad, rhowch wybod i ni a byddwn yn rhannu mwy am sut rydym yn ei sefydlu, y sgiliau sydd eu hangen o amgylch y bwrdd, a'n dysgu ar sut y gallai fod hyd yn oed yn well y tro nesaf.