Blog gan un o fynychwyr Cydrannu yn ddiweddar, Angharad Simmonds, Uwch Reolwr Categori o fewn tîm Caffael Masnachol Llywodraeth Cymru.
Last week, I attended an informative training session led by subject matter experts, Alistair Smith, UK Public Sector Account Manager and Drew Schlosser, Director & VP, Professional Services from Commerce Decisions. The topic – Ysgrifennu meini prawf gwerthuso effeithiol..
Fel ymarferwr caffael, rwyf bob amser wedi cydnabod pwysigrwydd hyn, ond gwnaeth mewnwelediadau Drew i mi fyfyrio ar fy arfer presennol a’r arferion rwyf wedi’u gweld. Yn y blogbost hwn, byddaf yn rhannu fy mhrif bwyntiau dysgu o’r sesiwn honno, gan ganolbwyntio ar sut y gallwn wella ein meini prawf gwerthuso i ysgogi canlyniadau caffael gwell.
Brwdfrydedd Heintus Dros y Mater Roedd arbenigedd Drew yn amlwg o’r cyflwyniadau. Roedd ei frwdfrydedd dros gaffael (pwnc cymharol sych ar adegau) yn amlwg, a’i allu i rannu ei wybodaeth ag enghreifftiau y gellid eu cyfieithu, yn golygu fy mod wedi fy ysbrydoli i roi mwy o amser a sylw i’r maes hwn nad oedd yn cael ei ystyried yn ddigon aml yn y dyfodol.
Amser: Adnodd Prin | Pwysleisiodd Drew yr angen i neilltuo digon o amser i lunio meini prawf gwerthuso a methodolegau sgorio. Yn aml, yn y rhuthr o brosesau caffael, rydym yn trin y cam hwn fel ffurfioldeb. Fodd bynnag, fe’n hatgoffwyd gan Drew taw meini prawf gwerthuso yw’r sylfaen ar gyfer penderfyniadau caffael. Gall rhuthro drwyddynt arwain at ganlyniadau llai effeithiol.
Sgorio'r Pethau Cywir | Yn lle boddi mewn cefnfor o feini prawf, canolbwyntiwch ar yr hyn sy'n wirioneddol bwysig. Ystyriwch y canlynol: • Perthnasedd: A ydym yn sgorio agweddau sy'n uniongyrchol gysylltiedig â'n hamcanion caffael? • Gwahaniaethu: Ceisiwch osgoi undod. Os bydd pob cyflenwr yn sgorio'n debyg, mae ein gwerthusiad yn colli ei ddiben. Ceisio gwahaniaethau ystyrlon. • Gwerth Ychwanegol: Blaenoriaethu meini prawf sy'n effeithio ar lwyddiant, cost-effeithiolrwydd a lliniaru risg y prosiect. Instead of drowning in an ocean of criteria, focus on what truly matters. Consider the following:
- PerthnaseddA ydym yn sgorio agweddau sy'n uniongyrchol gysylltiedig â'n hamcanion caffael?
- GwahaniaethuCeisiwch osgoi undod. Os bydd pob cyflenwr yn sgorio'n debyg, mae ein gwerthusiad yn colli ei ddiben. Ceisio gwahaniaethau ystyrlon.
- Gwerth YchwanegolBlaenoriaethu meini prawf sy'n effeithio ar lwyddiant, cost-effeithiolrwydd a lliniaru risg y prosiect.
Dilema Methodoleg Sgorio | Dyma lle heriodd Drew ein ffordd o feddwl mewn gwirionedd. Yn draddodiadol, rydym wedi dibynnu ar fethodolegau sgorio safonol - yn aml wedi'u pwysoli'n gyfartal. Ond ai dyma'r dull gorau bob amser? Cynigiodd Drew ddewis arall - graddfa enillion sy'n lleihau. Gadewch i ni ei dorri i lawr:
- 0-40-70-90-100Yn lle cynyddrannau llinol, mae'r raddfa hon yn cydnabod nad yw pob gwahaniaeth yn gyfartal. Gall y naid o 40 i 70 fod yn fwy pwysig na'r naid o 70 i 90. Trwy neilltuo mwy o bwysau i sgoriau uwch, rydym yn dal arlliwiau.
Rhywbeth sydd mor amlwg, ond pan fo amser yn brin, mae hyn yn aml yn cael ei anwybyddu.
Y Canlyniad Cywir | Nid yw’r canlyniad cywir yn ymwneud â chydymffurfiaeth yn unig; mae’n ymwneud ag aliniad strategol. Dylai ein meini prawf gwerthuso alinio â nodau caffael, galluoedd cyflenwyr, a llwyddiant prosiectau. Weithiau, ni fydd y fethodoleg safonol yn ddigonol. Byddwch yn hyblyg, addaswch, a theilwra eich dull.
Diolch i sesiwn hyfforddi Drew, mae wedi atgyfnerthu fy arferion presennol, ond hefyd wedi fy ysbrydoli i edrych ar sut y gallaf wella fy ysgrifennu meini prawf i'r dyfodol. Buddsoddi amser, canolbwyntio ar berthnasedd, ac ystyried y methodolegau sgorio bob amser.
Edrychaf ymlaen at y ddwy sesiwn nesaf, 'Gwerth am Arian' ac 'Gwella Gwrthrychedd mewn Gwerthusiadau Ansoddol', rhywbeth sydd mor bwysig i ni ym maes caffael cyhoeddus, er mwyn sicrhau ein bod yn cael y canlyniadau cywir i Gymru!